On selvää, että 5S-menetelmää päivittäisessä toiminnassaan toteuttavat yritykset parantavat työturvallisuutta, lisäävät työntekijöiden tietoisuutta ja tukevat jatkuvaa parantamisprosessia. Erityisen tärkeä osa 5S-menetelmää on varmistaa, että kaikki työntekijät ovat mukana ja työturvallisuus tekemisen keskiössä.
10 minutes01/14/2024
5S-menetelmä on yksinkertainen, vain viisi vaihetta sisältävä työkalu, jota työsuojelu- ja turvallisuusasiantuntijat voivat käyttää työpaikkojen ja tuotantotoiminnan optimointiin. Tuloksena? Parempi tietoisuus, parantunut turvallisuus ja korkeampi laatu. 5S-menetelmä tuo työturvallisuuden ja -terveyden työntekijöiden ajatuksiin pitkäjänteisesti.
Tämä Lean Management -lähestymistapa juontaa juurensa Japanista. 5S-auditointi tuli tunnetuksi Toyotan kautta, joka soveltaa menetelmää järjestelmällisesti työtiloissaan ja tuotantotoiminnassaan. Suorittamalla säännöllisiä 5S-auditointeja työpaikalla voit kannustaa kaikkia yrityksesi työntekijöitä omaksumaan ja käyttämään 5S-menetelmää, jotta he pystyvät soveltamaan sitä automaattisesti ja itsenäisesti. Sama pätee myös 5S-auditointeihin tuotantoalueilla.
Tässä artikkelissa tarkastelemme yksityiskohtaisesti 5S-menetelmän yksittäisiä vaiheita ja tarjoamme yleiskatsauksen eri askelista ja saavutettavista parannuksista. Liitämme mukaan myös tarkistuslistan erityisistä seikoista, jotka auttavat sinua laatimaan auditointikyselysi. Lisäksi käsittelemme sitä, kuinka usein johtajien ja turvallisuusasiantuntijoiden tulisi suorittaa 5S-auditointeja sekä miten tämä menetelmä liittyy Lean Managementiin, Kaizeniin ja PDCA-sykliin ISO-sertifioiduissa johtamisjärjestelmissä.
5S-menetelmä on saanut nimensä viidestä japaninkielisestä sanasta: seiri, seiton, seiso, seiketsu ja shitsuke. Nämä voidaan kääntää seuraavasti: lajittelu, järjestäminen, siivous, standardisointi ja ylläpito.
5S-auditoinnin ensimmäisessä vaiheessa luodaan yleiskuva nykytilanteesta työpaikalla. Mitkä esineet ja tehtävät ovat tarpeellisia? Mitkä ovat tarpeettomia ja voitaisiin poistaa? Yhteistyössä työntekijöiden kanssa voit erotella hyödylliset asiat tarpeettomista. Mitkä asiat ovat olennaisia ja käytössä usein? Mitä käytetään harvemmin? Mikä voisi olla turhaa?
Vinkki
Kaikkia esineitä ja tehtäviä ei voida selkeästi luokitella hyödyllisiksi tai tarpeettomiksi. Merkitse tarpeellisuudeltaan epäselvät asiat kysymysmerkillä. Jos kyseistä esinettä tai prosessia ei käytetä seuraavien päivien tai viikkojen aikana, voit sen jälkeen luokitella sen tarpeettomaksi.
Parantaminen
Työntekijät ovat aktiivisesti tekemisissä työpaikkansa tai tuotantotilojensa eri osa-alueiden kanssa. Lajittelu ei ainoastaan vapauta tilaa ja tarjoa parempaa yleiskuvaa, vaan se myös lisää tietoisuutta, mikä parantaa turvallisuutta merkittävästi.
5S-auditoinnin toisessa vaiheessa poistetaan tarpeettomat tai harvoin käytetyt esineet ja tehtävät. Tämän jälkeen sovelletaan järjestelmällistä organisointia, jotta hyödylliset elementit voidaan järjestää. Tämä tarkoittaa, että kaikille asioille osoitetaan kiinteä paikka, jossa ne pidetään jatkossa.
Vinkki
Keskustele työntekijöidesi kanssa, mitä esineitä he käyttävät, milloin ja kuinka usein. Näitä tietoja voidaan hyödyntää organisoinnissa.
Parantaminen
Järjestelmällisen lähestymistavan toteuttaminen yksinkertaistaa ja nopeuttaa työpaikan prosesseja. Tämä järjestelmä vähentää turhautumista, koska työntekijät voivat luottaa, että kaikki tarvittavat resurssit ovat käden ulottuvilla. Tarpeettomien elementtien poistaminen eliminoi häiriötekijöitä, jolloin työntekijät pysyvät keskittyneinä. Samalla järjestelmällinen organisointi minimoi mahdolliset turvallisuusriskit ja parantaa turvallisuutta työpaikalla.
Tässä 5S-auditoinnin vaiheessa tavoitteena on tehdä yksittäisistä esineistä ja prosesseista puhtaita ja kiiltäviä. Toisin sanoen on aika siivota! Sinä ja työntekijäsi puhdistatte yksittäiset työkalut ja siivoatte työtilan eri alueet.
Vinkki
Analysoi jokaisella kerralla, mikä on tehnyt tilasta likaisen. Miten tämän lian kertymistä voidaan estää tulevaisuudessa? Onko järjestelmällistä organisaatiota tarpeen muokata tai mukauttaa? Tarvitaanko laajempia muutoksia, jotta lika voidaan poistaa tulevaisuudessa nopeammin ja helpommin?
Parantaminen
Siivous luo miellyttävän ilmapiirin työpaikalla ja on ratkaisevan tärkeää työntekijöiden terveyden ja hyvinvoinnin kannalta. Tuloksena on parempi motivaatio, suurempi tuottavuus ja vähemmän stressiä. Säännöllinen työtilojen siivous voi myös paljastaa ennakoimattomia parannusmahdollisuuksia.
Tässä 5S-auditoinnin vaiheessa luodaan yrityksen laajuisesti sovellettava standardi työpaikan tai tuotannon prosesseille. Tällöin tietty prosessi toteutetaan täsmälleen samalla tavalla, noudattaen tarkasti samoja vaatimuksia koko yrityksessä. Käytämme esimerkkinä tuotteiden kokoamista: työntekijät suorittavat selkeästi määriteltyjä työvaiheita ja heillä on aina käsillä tarkasti määritelty määrä tarvittavia komponentteja ja työkaluja. He soveltavat myös järjestelmällisesti määriteltyjä turvallisuustoimenpiteitä.
Vinkki:
Tee yhteistyötä työntekijöiden kanssa laatiaksesi selkeät säännöt, jotka luovat standardoidun menettelyn jokaiselle prosessille. Esimerkiksi: Työpöydällä tulisi aina olla täsmälleen yksi astia, joka on täynnä pultteja ja muttereita. Työntekijät varmistavat tämän täyttämällä astiaa jatkuvasti tarpeen mukaan.
Parantaminen:
Tämä vaihe 5S-menetelmässä mahdollistaa universaalin standardin luomisen tehokkuudelle ja turvallisuudelle. Tämä standardi on helposti toistettavissa ja optimoi suoritusta. Jos työntekijäsi suorittavat tehtävän täsmälleen samalla turvallisella ja tehokkaalla menetelmällä joka kerta, on helpompaa tunnistaa ja korjata mahdolliset poikkeamat. Voit myös tunnistaa ja hyödyntää optimointimahdollisuuksia tehokkaammin - erityisesti työturvallisuuden suhteen.
5S-auditoinnin viimeinen vaihe on 5S-menetelmän ydin. Tässä vaiheessa tarkastellaan, noudatetaanko kehittämiäsi sääntöjä käytännössä. Vastaavatko prosessit vaatimuksia? Onko työntekijät sisäistäneet menetelmät? Ja ennen kaikkea: Onko vielä parannusmahdollisuuksia? Tässä 5S-menetelmän vaiheessa tavoitteenasi on välttää laakereilla lepäämistä ja menneeseen menestykseen tyytymistä. Sen sijaan sinun tulisi kysyä itseltäsi, onko mitään tapaa parantaa turvallisuutta vieläkin enemmän.
Tämä 5S-auditoinnin vaihe toistuu loputtomasti.
Vinkki:
Pyri aloittamaan vuoropuhelu työntekijöiden kanssa osana 5S-auditointia. Ovatko he huomanneet, että asioita voidaan tehdä muillakin tavoilla? Onko jotain, mikä heitä vaivaa? Ovatko he tunnistaneet alueita, joita voitaisiin parantaa? Onko heillä ideoita erityisiin kehityksiin? 5S-menetelmä kannustaa erityisesti näistä asioista keskustelemiseen.
Parantaminen:
Jatkuva parantaminen ja parempi työturvallisuus. Mahdollisten optimointien jatkuva etsintä pitää työturvallisuuden aiheena asialistan kärjessä. Tai tarkemmin sanottuna: Standardoiduista prosesseista huolimatta työntekijät välttävät rutiineihin vaipumista ja pysyvät sen sijaan tietoisina ja valppaina.
Suunnitteletko ensimmäisen 5S-auditoinnin toteuttamista? Ehkä olet jo suorittanut auditoinnin ja haluaisit optimoida kysymyslistasi? Olemme koonneet yhteen vinkkejä, jotka auttavat sinua rakentamaan ja optimoimaan auditointimalliasi.
Valitse joko yleinen lista, joka sisältää kaikki tärkeät kohdat, tai jaa projekti pienempiin alueisiin.
Kerää ideoita auditointilistallesi keskustelemalla kollegojesi, muiden yrityksessä työskentelevien ja sidosryhmien (esim. ohjelmistotoimittajien) kanssa. Ota projektiin mukaan erilaisia ihmisiä alusta alkaen.
Kun aloitat auditointimallisi laatimisen, keskity ensin tärkeimpiin ja haastavimpiin 5S-elementteihin. Jos esimerkiksi "Siivous" – asioiden pitäminen puhtaina ja järjestyksessä – on sinulle tärkein asia, aloita kysymysten lisääminen tähän liittyen.
Varmista, että auditointilistasi on tiivis ja selkeä. Lista kannattaa rajata enintään 15 kysymykseen.
Muotoile kysymykset mahdollisimman yksinkertaisiksi ja helposti ymmärrettäviksi. Jos on tarpeen antaa monimutkaisempia ohjeita, toimita ne erillisessä asiakirjassa tai, jos käytät ohjelmistoa, piilota ohjeet avattaville välilehdille käyttöliittymässä.
Kokeile. Älä tuhlaa aikaa listan hienosäätöön – ala käyttää sitä ja tee jatkuvia parannuksia tarpeen mukaan.
Auditointitiheys riippuu suurelta osin yrityksesi erityisolosuhteista:
Ensimmäiset suorittamasi 5S-auditoinnit ovat kattavampia ja vievät enemmän aikaa. Tämä johtuu erityisesti ajasta, joka kuluu esineiden luokittelemiseen kahteen ryhmään: tarpeelliset ja tarpeettomat. Koko prosessi helpottuu, kun tämä tehtävä on suoritettu, koska pääpainosi siirtyy tarkastamaan, noudattavatko työntekijäsi todella kehittämiäsi 5S-sääntöjä. Yleisenä sääntönä kannattaa pyrkiä suorittamaan yksi 5S-auditointi kuukaudessa. Digitaalinen työturvallisuustyökalu voi olla hyödyllinen apuväline.
Hyvä tietää:
5S-auditointien jatkuva suorittaminen kannustaa työntekijöitä valmistautumaan auditointeihin säännöllisesti. Tämä auttaa 5S-menetelmän juurtumista heidän päivittäiseen työhönsä. Ajan myötä 5S-menetelmän monet hyödyt kehittyvät itsestään.
Lean-johtaminen on lähestymistapa, joka pyrkii organisoimaan prosesseja tehokkaammin.
Lean-menetelmiin kuuluu Kaizen, joka tunnetaan myös jatkuvana parantamisena. Se on vakiintunut moniin standardoituihin johtamisjärjestelmiin PDCA (Suunnittele – Toteuta – Arvioi – Kehitä) -kierron muodossa.
Nimi Kaizen on yhdiste kahdesta japaninkielisestä sanasta: “kai-”, joka tarkoittaa parantamista, ja “-zen”, joka tarkoittaa muutosta parempaan. 5S-menetelmä juontaa juurensa Kaizen-konseptista ja käsittelee eri elementtejä hieman eri tavalla. 5S-menetelmän keskiö, “Ylläpito” (shitsuke), on lainattu suoraan Kaizen-konseptista.
Kaizen-menetelmän kymmenen vaihetta (kuten Toyota on toteuttanut) voidaan helposti liittää PDCA-kiertoon.
Suunnittele:
1. Määritä ja selkeytä ongelma
2. Dokumentoi nykytila
3. Visualisoi ihanteellinen tila
4. Määritä tavoitteet
5. Kehitä toteutusstrategia
6. Laadi suunnitelma – mitä, kuka ja milloin
Toteuta:
7. Toteuta suunnitelma
Arvioi:
8. Arvioi sen tehokkuus
