2 minuuttia
Kirjoittaja Timo Kronlöf
Oletko koskaan ihmetellyt miksi johtavat yritykset raportoivat läheltä piti-tilanteista? Miksi kerätä raportteja jostain, mikä melkein tapahtui? Jos olet ajatellut asiaa, tai juuri aloit ajatella, jatka lukemista.
Ensinnäkin, suurin syy raportoida läheltä piti -tilanteista, turvallisuushavainnoista tai -aloitteista on nykyisen turvallisuustilanteen parantaminen. Turvallisuusjohtamista kritisoidaan usein siitä, että sen metodit perustuvat jälkiviisauteen. Rehellisesti sanoen kritiikki on usein aiheellista, mikäli ainoat turvallisuuden suorituskykymittarit toimivat viiveellä, kuten esimerkiksi TRIF (Total Recorded Incident Frequency) tai LTIF (Lost Time Incident Frequency, työkyvyttömyyspäiviä aiheuttaneiden tapaturmien taajuus). On myös tyypillistä laskea esimerkiksi tapaturmattomia päiviä, jotka eivät itse asiassa mittaa lainkaan turvallisuuden tasoa tai suorituskykyä. Onnettomuuksien puute ei kerro mitään turvallisuuden parantamiseksi tehdystä työstä, ja voi olla vain puhtaasti tuurista kiinni.
Läheltä piti-tilanteet ja turvallisuushavainnot voivat toisaalta antaa tärkeää tietoa siitä, kuinka turvallisuutta tulisi parantaa etukäteen. Ne kertovat myös organisaation turvallisuustoiminnasta. On jopa olemassa tutkimuksia, jotka tukevat ajatusta siitä, että läheltä piti-tilanteiden raportointi ja käsittely parantaa turvallisuutta.
Monet yleiset ennakoivat suorituskykymittarit perustuvat läheltä piti-tilanteiden raportointiin. Olipa kyse raportoitujen tapausten kokonaismäärästä tai TRIF:in kaltaisesta esiintymistaajuudesta, ne mittaavat vaaratilanteiden tai turvallisuushavaintojen yleisyyttä. Voidaan myös mitata havaintojen keskimääräistä esiintymistaajuutta henkilöä kohden. On muistettava, että loppujen lopuksi tärkein asia läheltä piti-tilanteiden raportoinnissa on korjaavat toimenpiteet. Älä unohda seurantatoimenpiteitä. Lisää turvallisuuden mittaamisesta voit lukea englanninkielisestä blogistamme.
Parasta läheltä piti-tilanteiden raportoinnissa on, että se on melko helppo järjestää, ja se auttaa parantamaan turvallisuutta ennen kuin onnettomuuksia edes sattuu.
Näin se tehdään:
- Valitse haluamasi suorituskykymittari läheltä piti-tilanteiden raportointiin
- Määrittele valitsemallesi suorituskykymittarille realistinen tavoite
- Varmista, että ylin johto tukee tätä tavoitetta
- Valitse työkalut
- Aseta organisaatiolle kannustimia
- Tee läheltä piti-tilanteiden raportoinnin periaatteet ja hyödyt selväksi henkilökunnallesi
- Anna palautetta
Mitä läheltä piti-tilanteiden raportointi todellisuudessa on?
Suosin mielummin positiivisia kuin negatiivisia suorituskykymittareita. Positiiviset mittarit tekevät turvallisuudesta positiivisen asian ennemmin kuin pakollisen riesan. Siksi ehdotan, että aloitat havaintojen vuosittaisesta kokonaismäärästä henkilöä kohden. Se on yhteinen tavoite, johon pyrkiä. Alussa realistinen tavoite voi olla noin 1-10 vuosittaista havaintoa per henkilö, riippuen tämänhetkisestä turvallisuuskulttuurista. Ylimmän johdon sitoutuminen tulisi olla mahdollisimman näkyvää. Mahdollisesti joku johtoryhmästä voisi laittaa ohjelman liikkeelle ja varmistaa, että myös johto osallistuu raportointiin.
"Älä aliarvioi ihmisten laiskuutta"
Ennen kuin jatkat pidemmälle valitse työkalusi. Ja tämä on erittäin tärkeää: älä aliarvioi ihmisten laiskuutta. Tee raportoinnista mahdollisimman helppoa. Laske kynnystä raportoida käyttämällä helppokäyttöistä ja sujuvaa teknologiaa. Muista, että ihmiset saattavat raportoida vain yhden asian vuodessa, eikä siten ole hyvä sijoitus kouluttaa jokaista henkilöä kahdeksaa tuntia, että he voisivat kirjata yhden havainnon vuodessa. Keskity sen sijaan motivoimaan ihmisiä.
Aseta henkilökohtaisia kannustimia, mutta tee myös selväksi, että tavoite on kaikkien yhteinen, ja sen voi ainoastaan saavuttaa yhdessä. Tämä asettaa julkista painetta passiivisille henkilöille. Ota käyttöön henkilökohtaisia palkintoja aktiivisimmille havainnoijille. Käytä viestinnässä useaa eri kanavaa: sähköpostia, turvallisuushallinnan tietojärjestelmää, ilmoitustauluja, intraa, ja yrityksen sosiaalisia verkostoja. Toista viestintäkierros, ja laita se muutamien kokousten esityslistalle.
Kun olet saanut läheltä piti-tilanteiden raportointiohjelman käyntiin ja alat saada suuria määriä raportteja, valmistaudu vastaamaan niihin nopeasti. Sinun ei tarvitse henkilökohtaisesti antaa palautetta, mutta varmista, että palautetta annetaan. Sinun itsesi kannalta helpoin tapa on ottaa käyttöön sovellus, joka hoitaa automaattisesti paitsi palauteprosessin, myös seurantatehtävät. Kun saavutatte asetetut tavoitteet yhdessä, muista kehua kaikkia, jotka ovat olleet mukana. Lopuksi, älä unohda nostaa rimaa ylöspäin ja asettaa haastavampia tavoitteita seuraavalle vuodelle. Jokainen maaliviiva on uuden kisan alku.
Tässä siis läheltä piti-tilanteiden raportoinnin miksi, miten ja mitä. Kuulisin mielelläni palautetta siitä, kuinka olet toteuttanut tämän, ja kuinka se tällä hetkellä sujuu. Jos etsit uusia ideoita turvallisuusjohtamiseen ja ihmisen innostamiseen, kannattaa myös tutustua laajempiin julkaisuihimme teknologiasta ja ihmisten innostamisesta turvallisuusjohtamiseen.
