5 minuuttia
Kirjoittaja Fredrik Löfberg
Kaikille tieto- ja asiantuntijatyötä tekeville Microsoftin tuoteperheen Excel on varmaan enemmänkin kuin tuttu. Se on ollut työkalu, jolla on laskettu investoinnit, tehty varastokirjanpitoa, laskutusta, ja joissain yrityksissä sillä on johdettu myös työturvallisuutta. En mene sen tarkemmin noihin muihin prosesseihin Excelin näkökulmasta, mutta ajattelin sen sijaan puhua hieman siitä, miten hyvin se istuu työturvallisuuteen tai koko HSEQ-teemaan. Otsikosta voi ehkä saada jo hieman vihiä lopputulemasta.
Tiedon pirstaloituminen ja jälkijättöisyys
Moni työturvallisuudesta vastaava henkilö on varmasti pyöritellyt työturvallisuustietoa Excelissä ja tekee sitä mahdollisesti vieläkin. Meille asia on tullut monesti esiin asiakkaiden kanssa keskustellessamme. Keskusteluissa on käytetty jopa niin tiukkoja ilmaisuja, kuin ”Excel-helvetti”. Tällä on haluttu kuvata sitä, miten eri exceleiden ylläpito ja manuaalinen informaation syöttö vievät paljon aikaa, raportit ovat aina jälkijättöisiä eivätkä mahdollista ennakoivien mittareiden käyttöä.
Isommatkin organisaatiot käyttävät vielä Exceliä HSEQ-asioiden hoitamiseen, ja siinä piilee ilmiselviä riskejä inhimillisille virheille. Excelin käyttö HSEQ-asioissa avaa sellaisen oven, joka johdattaa yrityksen johdon helposti kyseenalaistamaan syötetyn tiedon oikeellisuutta. Epäilyjä seuraavat tarkistukset ja virhehallinta vievät suunnattoman paljon aikaa. Kaikki tämä aika on pois työturvallisuuden kehittämisestä ja työturvallisuuskulttuurin rakentamisesta.
Pahimmissa tilanteissa Exceleitä on organisaatiossa monta ja useita eri versioita. Tämä johtaa siihen, että tilannekuvan muodostaminen on lähes mahdotonta. Eri malliset Excelit eri paikoissa aiheuttavat sen, että niihin kerätty informaatio ei ole yhteismitallista eikä informaatiolla lopulta ole mitään virkaa.
Excel-johtamisjärjestelmän vanha kaveri paperi+kynä
Miten tieto sitten saadaan Exceliin? Monesti tämä tapahtuu ensin kirjaamalla informaatiota paperille kentällä tai tehtaassa lattiatasolla ja kuljettamalla paperi esimiehelle, joka avaa Excelin ja raapustaa tiedot sinne. Pidemmälle kehittyneissä prosessimalleissa informaatio kenties lähetetään sähköpostilla tai SharePointissa olevalla lomakkeella ja kylkeen liitetään kuva tai useampi. Kun tämä informaatio viedään Exceliin, niin samalle tietueriville laitetaan vielä erikseen linkki tiedostohallintajärjestelmässä olevaan valokuvaan ja Voilá! Kahden kuukauden päästä, kun joku siirtää kuvan toiseen kansioon, eikä päivitä Exceliä, kukaan ei enää tiedä, missä tiedot ovat, ja aikaa ja tupakkaa kuluu aivan turhaan selvitystyöhön. Eli taas menetettiin aikaa siitä, mikä olisi voitu viettää kehittämässä turvallisuuskulttuuria ja ehkäisemässä tapaturmien syntymistä.
Kylmää faktaa on se, että monessa organisaatiossa johto ei ole nähnyt tarvetta työturvallisuusjärjestelmälle, ja tästä syystä asiat tehdään paperilla - niin kuin ne on tehty viimeisesti 20 vuotta. Mikäli siis asian eteen tehdään mitään. Toinen ääripää on organisaatio, jossa asiat tehdään mobiilisti moderneilla järjestelmillä ja työturvallisuuden kehittämisestä ollaan aidosti kiinnostuneita kaikilla organisaatiotasoilla. Tässä kohtaa moni asiakas ja tilaaja voi kysyä itseltään, kumman kanssa mieluummin tekisin yhteistyötä.
Toinen ääripää on organisaatio, jossa asiat tehdään mobiilisti moderneilla järjestelmillä ja työturvallisuuden kehittämisestä ollaan aidosti kiinnostuneita kaikilla organisaatiotasoilla. Tässä kohtaa moni asiakas ja tilaaja voi kysyä itseltään, kumman kanssa mieluummin tekisin yhteistyötä?
Tiedonhallinta, prosessin johtaminen ja kustannukset.
Nykyaikainen organisaatio nojaa vahvasti tiedolla johtamiseen ja prosessiajatteluun. Tätä ohjaa markkinatalous ja se fakta, että markkinoilla ei pärjää, jos omaa toimintaa ei voi tehostaa niin nopeuden kuin kustannusten osalta. Kustannukset yritys osaa yleensä laskea hienosti tuotantoprosessien osalta, mutta moni tukiprosessi tuntuu olevan vielä pakollinen kuluerä, jonka suuruuteen ei tunnu olevan mahdollisuuksia vaikuttaa. Työturvallisuus on tästä oiva esimerkki.
Monesti ajatellaan, että 20-50 k€ investointi työturvallisuuden kehittämiseen ei maksa itseään koskaan takaisin, koska ”Harri” vastaa työturvallisuudesta työturvallisuuspäällikön roolissa ja hänen palkkansa on yrityksen tuloslaskelmassa, tehtiin asiat sitten paperilla tai järjestelmällä. Tässä kohtaa toki kaikkien pitäisi hymyillä hieman ja miettiä itsekseen, että ”eihän ”Harrin” palkka ole työturvallisuuden kokonaiskustannus meidän organisaatiossamme”.
Työturvallisuuden kustannusten alle kuuluvat koko organisaatiolta työturvallisuustyöhön kuluva aika sekä tapaturmien suorat kustannukset menetetyssä työajassa ja vakuutus- ja hoitomaksuissa. Lisäksi toki tuotteen tai palvelun kustannusten nousu laatuvirheistä ja resurssiongelmista välillisesti johtuen, jotka kaikki voidaan johtaa siihen, että työturvallisuusprosessissa on sattunut poikkeama. Haluankin haastaa yrityksiä kysymään omalta talousosastoltaan osaavatko he sanoa, kuinka paljon yksi työturvallisuuden poikkeama maksaa yritykselle. Jos siihen löytyy suora vastaus, haluan onnitella: kuulutte siihen yhteen prosenttiin yrityksistä, jotka tietävät tämän. Seuraavaksi voisin kysyä, että voitteko jakaa poikkeamat kolmeen eri vakavuusluokkaan ja kertoa niihin kuuluvien tapahtumien määrät ja kustannukset. Näillä päästään kiinni syvemmin siihen, mistä saatte suurimmat hyödyt organisaationne suorituskyvylle ja millä osa-alueilla teidän pitäisi vielä parantaa ja miten. Veikkaan, että tässä vaiheessa voin jo laskea omin sormin ja varpain Suomesta ne yritykset, joilla tällaista informaatiota on olemassa.
Mikäli yritystäsi kiinnostaa selvittää työturvallisuuspoikkeamien oikeat kustannukset, autan mielelläni tällaisen kustannuslaskelman tekemisessä. Saattaa olla silmiä avaavaa tietää ensinnäkin paljonko työturvallisuuden prosessikustannukset ovat nykyisellään ja paljonko prosessissa tapahtuvat poikkeamat maksavat organisaatiollenne. Tämän jälkeen voidaan miettiä, millä keinoin asiaa voitaisiin muuttaa. Näin muutosta voidaan myös mitata ja johtaa.
