Integroidut hallintajärjestelmät (IMS)

7 minuuttia11/01/2024

Sen jälkeen, kun vuonna 1987 otettiin käyttöön ensimmäinen johtamisjärjestelmästandardi ISO 9001, johtamisjärjestelmät ovat kehittyneet merkittävästi. Alun perin 2000-luvun alkuun asti keskityttiin laadun, ympäristön sekä työterveyden ja -turvallisuuden hallintaan, mutta vuonna 2005 maisema muuttui, kun mukaan otettiin monia uusia järjestelmiä. Samaan aikaan johtamisodotusten kirjo on jatkuvasti laajentunut, ja vaatimustenmukaisuutta vaaditaan kaikenkokoisilta organisaatioilta ja yli maantieteellisten rajojen.

Vastauksena aikamme kiireellisiin haasteisiin organisaatiot ottavat yhä useammin käyttöön monenlaisia hallintajärjestelmiä, jotka menevät ISO 9001, 14001, 45001 ja 50001 - perinteiset neljä tärkeintä HSEQ-järjestelmää - pidemmälle. Hallintajärjestelmien määrän kasvaessa niiden vaatimusten hallinta erikseen tai rinnakkain on yhä haastavampaa. Vaatimusten monimutkaistuminen tekee niiden erillisestä hallinnoinnista epäkäytännöllistä. Useiden järjestelmien käyttäminen erillään johtaa päällekkäiseen dokumentointiin, lisääntyneeseen sääntelyriskiin ja työntekijöiden ja sidosryhmien sitoutumisen vähenemiseen. Tämä tehottomuus korostaa, että tarvitaan erilaista lähestymistapaa - integroitua lähestymistapaa, jolla voidaan tehokkaasti käsitellä monenlaisia vaatimuksia.

Harmonisoitu rakenne: Integraation perusta

Kun hallintajärjestelmien määrä ja monimutkaisuus on kasvanut, on integroidun lähestymistavan omaksumisesta tullut paitsi välttämätöntä myös käytännöllisempää kuin koskaan. Kaikki vuoden 2012 jälkeen kehitetyt tai tarkistetut ISO-normitetut johtamisjärjestelmät noudattavat harmonisoitua rakennetta (Harmonized Structure, HS), joka tunnettiin aiemmin nimellä High-Level Structure (HLS). Tämä kehys sisältää perusvaatimukset, joita sovelletaan kaikkiin johtamisjärjestelmiin, sekä keskeiset käsitteelliset määritelmät. Näihin vaatimuksiin kuuluvat muun muassa organisaatiokonteksti, johtaminen, riskien ja mahdollisuuksien arviointi, tavoitteiden asettaminen, resurssien jakaminen, pätevyys, viestintä, dokumentointi, toiminnan valvonta, seuranta, mittaaminen, analysointi ja arviointi, sisäiset auditoinnit, johdon arviointi ja jatkuva parantaminen. HS:ssä nämä vaatimukset on jaoteltu lukuihin 4-10, jotka noudattavat suunnittelu-teko-tarkistus-toiminta-sykliä. Tämän seurauksena johtamisjärjestelmiä koskevilla ISO-standardeilla on nyt yhtenäinen ydinteksti ja rakenne.

Kukin ISO-standardi tarkentaa tätä rakennetta ja käsittelee tiettyjä aihealueita. Niihin lisätään erityisvaatimuksia, joita usein korostetaan uusilla (ala)luvuilla, jotka selventävät ja tarkentavat kunkin hallintajärjestelmän toimintaa asianomaisissa ISO-standardeissa:

• Laadunhallintajärjestelmiin (QMS) sisältyy lisävaatimuksia, joilla pyritään saavuttamaan asiakastyytyväisyys ja toimittamaan tuotteita ja palveluja.
  Lue lisää laadunhallintajärjestelmien vaatimuksista maksuttomasta whitepaperistamme ISO 9001.

• Ympäristöasioiden hallintajärjestelmiin (EMS) ja energianhallintajärjestelmiin (EnMS) sisältyy lisävaatimuksia ympäristönäkökohtien tunnistamiseksi ja energiatehokkuuden parantamiseksi.
  Lue lisää ympäristö- ja energiahallintajärjestelmien vaatimuksista maksuttomista whitepapereistamme ISO 14001 ja ISO 50001.

• Työterveyden ja -turvallisuuden hallintajärjestelmiin sisältyy lisävaatimuksia, kuten vaarojen tunnistaminen sekä riskien ja mahdollisuuksien arviointi työntekijöiden turvallisuuden ja hyvinvoinnin varmistamiseksi työpaikalla.
  Lue lisää työterveyden ja -turvallisuuden hallintajärjestelmien vaatimuksista maksuttomasta whitepaperistamme ISO 45001.

Välttämättömyyskysymys

Harmonisoitu rakenne korostaa eri hallintajärjestelmien vaatimusten huomattavia yhtäläisyyksiä. Ilman yhdennettyä sääntelyä rinnakkaiset rakenteet, prosessit, vastuualueet ja dokumentointi johtavat väistämättä päällekkäisyyksiin ja tehottomaan työn päällekkäisyyteen. Integroiva lähestymistapa on sen vuoksi olennaisen tärkeä, jotta hallintajärjestelmien väliset huomattavat synergiapotentiaalit voidaan hyödyntää täysimääräisesti ja niiden käyttö voidaan optimoida.

Määritelmä: Integroidut hallintajärjestelmät

IMS helpottaa useiden eri järjestelmien vaatimusten yhdenmukaistamista, joka saavutetaan koordinoidulla monialaisella sääntelyllä kattavassa kehyksessä. Tämä integrointi mahdollistaa johdonmukaisen lähestymistavan hallinnointiin, joka edistää tehokkuutta ja vaikuttavuutta useilla eri aloilla.

Potentiaalin määrittely askel askeleelta

Vaikka ISO-standardisoidut hallintajärjestelmät tarjoavat yhdenmukaisia vaatimuksia ja rakenteita, jotka helpottavat järjestelmien integrointia, sekä harmonisoidusta rakenteesta (HS) että yksittäisistä ISO-standardeista puuttuu tarkat ohjeet siitä, miten nämä vaatimukset voidaan integroida tehokkaasti.

Nykyisten tai tulevien johtamisjärjestelmien vaatimusten integrointipotentiaalin arvioimiseksi on suositeltavaa aloittaa vaatimusten kartoittaminen. Tämän kartoituksen avulla normatiiviset vaatimukset voidaan luokitella niiden integrointipotentiaalin perusteella, mikä määrittää integroinnin tason. Seuraavissa jaksoissa annetaan kattavat ohjeet näitä vaiheita varten ja annetaan konkreettisia esimerkkejä neljän tärkeimmän HSEQ-järjestelmän integroinnista.

Vaihe 1: Vaatimusten kartoitus

Vertailumatriisien tai vastaavuustaulukoiden käyttö on tärkeä menetelmä, kun pyritään selvittämään eri johtamisjärjestelmien normatiivisten vaatimusten välisiä integraatiomahdollisuuksia. Matriisit on jäsennelty normatiivisten lukujen 4–10 mukaisesti, ja ne helpottavat integroitavien johtamisjärjestelmien vaatimusten kattavaa vertailua.

Kartoitusprosessi paljastaa sekä yhtäläisyyksiä että eroja järjestelmien rakenteessa ja sisältövaatimuksissa. Saatujen tietojen avulla pystytään tunnistamaan vaatimuksiin liittyvät integraatiomahdollisuudet. Samalla kartoitus
tuo syvempää ymmärrystä integroituun hallintajärjestelmään integroitavien vaatimusten ja standardien rakenteesta ja sisällöstä. Kartoitus voidaan aluksi tehdä lukujen tasolla, minkä jälkeen tarkempi kartoitus
voidaan tehdä lukujen sisältämien vaatimusten tasolla.

Vaihe 2: Luokittele standardivaatimukset

Vaiheen 1 kartoitusharjoitus mahdollistaa vaatimusten rakenteen ja sisällön samankaltaisuuksien ja erojen tunnistamisen, mikä helpottaa standardivaatimusten luokittelua. Tämä luokitteluprosessi on ratkaisevassa asemassa monimutkaisten vaatimusten systematisoinnissa, mallien ja suhteiden tunnistamisessa ja arvokkaiden tietojen saamisessa integrointipäätöksiä varten.

Integraation potentiaali

Integraatiopotentiaalilla tarkoitetaan sitä, miten hyvin koordinoidut monialaiset säännökset voidaan toteuttaa eri johtamisjärjestelmien vaatimusten näkökulmasta. Siihen vaikuttavat useat tekijät, kuten normatiivisten vaatimusten yhdenmukaisuus. Integraatiopotentiaali voidaan luokitella korkeaksi, keskisuureksi, matalaksi tai olemattomaksi.

Vaihe 3: Määrittele integraation taso

Kun integraatiopotentiaali on tunnistettu, seuraava vaihe on integraation tason määrittäminen. Integroinnin taso kuvastaa sitä, missä määrin organisaatio koordinoi kokonaisvaltaisesti prosesseja, resursseja ja dokumentaatiota useiden johtamisjärjestelmien vaatimusten täyttämiseksi.

Tässä on integraation kolme yleistä tasoa: 

1. Täysi integraatio: Tällöin hallintajärjestelmän vaatimusta säännellään kaikkien integroituun hallintajärjestelmään sisältyvien järjestelmien osalta. Integraation taso on erittäin korkea.
   Esimerkki: Integroitu laatu-, ympäristö-, energia- sekä työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka.
2. Osittainen integraatio: Tällä tasolla hallintajärjestelmän vaatimusta säännellään vain tiettyjen integroituun hallintajärjestelmään kuuluvien järjestelmien osalta. Integraatio on keskitasoa.
   Esimerkki: Integroitu ympäristö-, energia- ja työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka sekä erillinen laatupolitiikka.
3. Lisäintegraatio: Tällä tasolla hallintajärjestelmän vaatimusta säännellään erikseen kunkin hallintajärjestelmän osalta tai vain tietyn hallintajärjestelmän osalta sen sijaan, että sitä sovellettaisiin kaikkiin
   järjestelmiin. Vastaava sääntely lisätään integroituun hallintajärjestelmään, mikä johtaa matalaan integraatiotasoon.
   Esimerkki: Erilliset laatu-, ympäristö-, energia- sekä työterveys- ja työturvallisuuspolitiikat. Muita esimerkkejä ovat vain ympäristöjärjestelmää koskeva ympäristösääntely tai SGA-järjestelmää koskeva vaarojen tunnistaminen sekä riskien ja mahdollisuuksien arvioiminen.

IMS-vaatimusten integrointi

Integrointitason määrittämisen jälkeen on tarpeen laatia järjestelmää koskevia vaatimuksia koskevat määräykset. Jos halutaan täydellinen integrointi, on laadittava monialaiset määräykset kaikkia hallintajärjestelmiä varten. Jos kyseessä on osittainen integrointi, näitä määräyksiä sovelletaan vain valittuihin hallintajärjestelmiin. Jos jotakin järjestelmää koskevaa vaatimusta ei ole integroitu IMS:ään, voidaan luoda erillinen asetus nimenomaan kyseistä järjestelmää varten sen erityisvaatimusten täyttämiseksi.

IMS:n sääntelyn rakenteessa on yleensä kaksi vaihtoehtoa:

• Standardiin perustuva rakenne: Tämä jäsentelytapa vastaa harmonisoidun järjestelmän (HS) rakennetta ja kehitettyä vastaavuusmatriisia.
• Prosessipohjainen rakenne: Tällä rakennemuodolla IMS sovitetaan yhteen organisaation olemassa olevan prosessikartan kanssa ja varmistetaan, että tarvittavat määräykset on osoitettu johtamis-, ydin- ja tukiprosesseille.

Riippumatta siitä, millainen rakenne IMS-järjestelmälle valitaan, on tärkeää määritellä keskitetty paikka, jossa kaikki IMS-järjestelmään liittyvät tiedot ja määräykset kootaan yhteen. Tähän kuuluvat sisäisten ohjeiden ja asiakirjojen lisäksi myös ulkoiset asiakirjat tai linkit rekistereihin tai ohjelmistoratkaisuihin. Sijainnin olisi oltava helposti kaikkien IMS:n kanssa työskentelevien työntekijöiden saatavilla, ja siinä olisi oltava selkeä rakenne, helppo navigointi ja hyvä graafinen visualisointi. Ohjelmistoratkaisut ovat tässä suhteessa hyödyllisiä.

Näkymät: Integroidun hallintajärjestelmän edut

Ottamalla käyttöön IMS-järjestelmän, organisaatiot saavat kattavan näkemyksen kaikista asiaankuuluvista vaatimuksista, mikä avaa mahdollisuuksia synergioiden hyödyntämiseen ja päällekkäisyyksien välttämiseen. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa helpottaa ristiriitojen tunnistamista ja lieventämistä ja minimoi kitkapisteet prosessien rajapinnoilla.

IMS on ratkaisevassa asemassa tunnistettaessa tavoitteiden ristiriitoja ja mahdollisia synergioita taustalla olevien järjestelmien vaatimusten välillä. Se mahdollistaa näiden tavoitteiden, kuten asiakastyytyväisyyden, ympäristönsuojelun tason ja energiatehokkuuden, kollektiivisen sääntelyn priorisoinnin avulla. Tämä edistää poikkitoiminnallista yhteistyötä ja lisää nykyisten säädösten avoimuutta. IMS:n toteuttaminen poistaa tehotonta ja demotivoivaa päällekkäistä työtä tai ristiriitaisia säännöksiä, mikä johtaa resurssien tehokkaampaan käyttöön järjestelmien käyttöajan ja -kustannusten osalta.