Laadunhallintajärjestelmän toteuttaminen käytännössä

6 minuuttia 01/04/2022

Mitä sinun tulee tehdä, jos työntekijät tai johtajat näkevät laadunhallintajärjestelmäsi esteenä päivittäiselle toiminnalleen? Joissakin yrityksissä ei ehkä ole epätavallista kuulla ihmisten sanovan esimerkiksi "Minulla on työtä tehtävänä, joten minulla ei ole aikaa täyttää lomakkeita" tai "Mihin tarvitsemme laatupäällikköä?". Standardoitu laadunhallintajärjestelmä luo kuitenkin usein perustan yrityksen menestykselle, eikä vähiten siksi, että niistä on tullut olennainen osa sopimussuhteiden solmimista lähes kaikilla toimialoilla. Seuraavien vinkkien pitäisi auttaa sinua kehittämään, luomaan ja ylläpitämään laadunhallintajärjestelmää käytännöllisellä ja työntekijäystävällisellä tavalla. On erittäin tärkeää varmistaa, että jokainen työntekijä ymmärtää laadunhallintajärjestelmän tarkoituksen; koordinoitujen, sujuvien ja toistettavien prosessien mahdollistamisen. 

1. Vältä standardipohjaista ammattislangia

"Organisaatiokonteksti", "dokumentoitu tieto" ja "asiakirjojen hallinta" – nämä ISO-standardien termit eivät ole varsin yleisiä jokapäiväisessä työpaikkakeskustelussa. Voit varmistaa laadunhallintajärjestelmäsi saavan hyvän vastaanoton, kun kommunikoit selkeästi käyttämällä yrityksesi tavanomaista kieltä. Älä yritä sisällyttää terminologiaa standardeista prosessisääntöihin. Valvottu, dokumentoitu tieto tarkoittaa vain asiakirjoja ja tietueita; noudattamisvelvoitteet ovat laillisia, virallisia ja asiakkaiden vaatimuksia.

2. Räätälöi laadunhallintajärjestelmäsi rakenne prosessiesi mukaan

Katso organisaatiosi nykyistä prosessiympäristöä ja rakenna ISO 9001 -standardin vaatimukset vastaamaan näitä prosesseja. Miksi ottaa käyttöön uusi prosessi "organisaation kontekstiin", jos olemassa oleva "yritysstrategian" prosessi on jo osoittautunut tehokkaaksi? Kohdista ISO 9001 -standardin vaatimukset asianmukaisesti siten, että ylimmän johdon vaatimukset (kohdissa 4, 5, 6, 9 ja 10) on kohdistettu johtamisprosesseille, toimintavaatimukset (lauseke 8) toimitusketjun prosesseille ja tukivaatimukset (lauseke 7) tukemaan prosesseja. Älä määrittele uusia prosesseja siellä, missä ne eivät ole välttämättömiä. Näin voit kartoittaa tarkasti yrityksesi todelliset käytännöt, parantaa työntekijöiden ymmärrystä laadunhallintajärjestelmän tarkoituksesta, integroida organisaatiosi prosessien omistajat laadunhallintajärjestelmän rakenteeseen ja varmistaa, että laadunhallinnasta tulee olennainen osa yrityksen prosesseja.

3. Pidä laadunhallintajärjestelmäsi virtaviivaisena

Määriteltäessä prosesseja ja dokumentaatiota, laadunhallintajärjestelmässä on tärkeää noudattaa yhtä keskeistä sääntöä: pidä se mahdollisimman kattavana, mutta mahdollisimman pienenä. ISO 9001 ja yrityksesi tuotantoprosessi hahmottelevat tarvittavat prosessit ja dokumentaation sekä tarjoavat peruskehyksen. Sinun tulee kriittisesti analysoida kaikki muut prosessit ja asiakirjat tunnistaaksesi, kuka niitä tarvitsee ja miksi. Monista johtamisjärjestelmistä tulee ajan myötä yhä monimutkaisempia, kun lisää dokumentaatiota ja prosessimääritelmiä lisätään, mikä voi johtaa ongelmiin ymmärtämisessä ja hyväksymisessä – ja voi myös rasittaa työntekijöitä tarpeettomasti. Tämä mielessä pitäen sinun tulee tarkistaa menettelyt ja asiakirjat laadunhallintajärjestelmässäsi säännöllisesti. Tämä auttaa sinua varmistamaan, että jokainen osa on ehdottoman välttämätön ja pitää laadunhallintajärjestelmän virtaviivaisena.

4. Esittele HSEQ-ohjelmisto

Erikoisohjelmistoratkaisun avulla voit dokumentoida, tarkistaa ja hallita prosesseja ja vastuita reaaliajassa, eikä ainoastaan laadunhallintatiimille, vaan kaikille mukana oleville. Sen avulla on myös helppo lisätä linkkejä dokumentaatioon. Lisäksi ohjelmistotuki estää säännösten muutoksien tunnistamisen ja viestimisen viivästymistä. Mitä tulee menettelyjen hallintaan, koulutukseen ja auditointeihin, ohjelmistoratkaisun hyödyntäminen vastuiden jakamiseen ja määräaikojen asettamiseen lisää toiminnan läpinäkyvyyttä. Se myös välttää kierteleviä viestintälinjoja. Erikoisohjelmistoihin luottaen voit määrittää tehokkaasti, mitä tietoja yksilöillä on laadunhallintajärjestelmässä, jotta jokainen saa vain omiin tehtäviinsä liittyvää tietoa. Tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään laadunhallintajärjestelmää, helpottaa asiaankuuluvien määräysten löytämistä ja eliminoi tietoylimäärän riskin.

5. Ota työntekijät mukaan aikaisessa vaiheessa

Laadunhallintajärjestelmän käyttöönoton koordinointi ja valvonta on yleensä delegoitu laatupäällikölle. Laadunhallinta voi kuitenkin toimia tehokkaasti vain, jos kaikki organisaatiossa – ylimmästä johdosta yksittäisiin työntekijöihin – ovat erittäin tietoisia laadun tarpeesta. ISO 9001 -standardissa ei sanota, että laadunhallinnasta vastaavan tulee olla yksin vastuussa koko laadunhallintajärjestelmästä. Itse asiassa se ei vaadi laatupäällikköä ollenkaan. Sen sijaan yritysten on määriteltävä asiaankuuluvat roolit ja vastuut. Sinun tulee ottaa tässä huomioon organisaatiosi osastot ja hierarkkiset tasot sekä työskennellä asiaankuuluvien ihmisten kanssa laadunhallintatiiminä. Lisäksi sinun tulee kutsua muita työntekijöitä käsittelemään tiettyjä laadunhallintajärjestelmän tehtäviä, koska asiantuntijat tuntevat todennäköisesti parhaiten oman osaamisalueensa ainutlaatuiset ongelmat ja mahdolliset ratkaisut. Näin voit luoda ammattimaisen arvostuksen ilmapiirin, joka auttaa työntekijöitä sitoutumaan paremmin järjestelmän käyttöön ja saamaan lopulta aikaan tarvittavat parannukset.
 

6. Pyydä apua ammattilaisilta

Laadunhallintajärjestelmä on usein ensimmäinen johtamisjärjestelmä, jonka yritykset ottavat käyttöön. Jos tämä pitää paikkansa myös sinun organisaatiossasi, suosittelemme palkkaamaan ulkopuolisen asiantuntijan neuvomaan aukkoanalyysin ja tarvittavien toimenpiteiden määrittelyssä. Tämä on yleensä tehokkaampaa kuin yrittää navigoida ISO-maailmassa ja logiikassa itse. On kuitenkin tärkeää muistaa, että tämän tuen tulisi toimia keinona auttaa sinua auttamaan itseäsi. Laaduhallintajärjestelmä ei toimi kunnolla organisaatiossasi, jos ulkoistat sen kaikki toteutuksen osat.

7. Arvioi aikataulu realistisesti

Päätös laadunhallintajärjestelmän käyttöönotosta syntyy usein asiakkaan pyynnöstä tai painostuksesta hankkia sertifikaatti muualta toimitusketjusta. Kokemus osoittaa, että sinun tulee varata 12–14 kuukautta projektin aloittamisesta sertifioinnin onnistumiseen. On yksinkertaisesti epärealistista vaatia, että järjestelmä on mahdollisimman nopeasti "käyttövalmis". Jos kiirehdit hankkimaan sertifiointia, voit luoda tilanteen, jossa työntekijät eivät ymmärrä laadunhallintajärjestelmää ja tuntevat olevansa epämotivoituneita ja ylikuormitettuja. Ota sii tarvittava aika esitelläksesi laadunhallintajärjestelmäsi oikein.