5 minuuttia
Kirjoittaja Timo Kronlöf
Oletko miettinyt ohjelmiston hankkimista työturvallisuus- ja ympäristöjohtamiseen? Oletko kenties työurasi aikana ollut jo mukana ohjelmiston hankinnassa, määrittelyssä tai käyttöönotossa? Mietitkö koskaan, menikö kaikki suunnitellusti ja onnistuttiinko teillä ratkaisun täysimääräisessä hyödyntämisessä? Jos olet mielessäsi miettinyt edellä kuvattuja asioita, suosittelen lukemaan tämän kirjoituksen läpi. Minä ja tiimimme nimittäin mietimme näitä asioita työksemme, ja meille on kertynyt kokemusta, jota haluan tässä jakaa niin, ettei kaikkien tarvitse tehdä samoja virheitä kuin minä olen tehnyt.
Ensimmäinen askel prosessissa on tietenkin kyseenalaistaa jollain tavalla nykytilanne. Tyytyväisyys on taantumisen ensioire. Jatkuvan parantamisen konseptin mukaan meidän tulisikin etsiä uusia kehitettäviä kohtia omalla vastuualueellamme päivästä ja vuodesta toiseen. Koska luet tätä, oletan, että olet yksi niistä ihmisistä, jotka eivät ole jumittuneet tyytyväisyyteen, ja sinulla on ajatuksia siitä, mitä pitäisi viedä eteenpäin. Hienoa!
Ohjelmistohankinnan tavoitteet
Moni saattaa kyseenalaistaa jo ajatuksen siitä, että ohjelmisto voisi ratkaista mitään. Kaikkihan lähtee ihmisistä ja ihmisten tekemisestä, eikä IT-järjestelmä tee asioita meidän puolestamme. Onhan tähänkin saakka pärjätty. Väärin! Voit miettiä tätä toisesta suunnasta: mitä jos sähköpostia ei olisi – olisitko tyytyväinen paperipostin käyttöön, koska sillä on pärjätty ennenkin? Tai haluaisitko mennä päivittäin pankkiin maksamaan laskuja, kun verkkopankkia ei olisi? Jos vastaus on ”kyllä”, voit lopettaa lukemisen tähän. Sen sijaan jos koet, että tietojärjestelmät ja ohjelmistot ovat helpottaneet elämääsi ja tehostaneet ajankäyttöäsi, onnittelen sinua. Sama pätee HSEQ-ohjelmistoihin – pärjäätte varmaan ilmankin, mutta seinä tulee hyvin nopeasti vastaan kehityksessä, kun aikaa ei ole kaikkien mahdollisten taulukoiden pyörittämiseen ja raportointiin.
Jos todella haluatte pienentää ja hallita riskejä, on ensin tiedettävä, mitkä riskit ovat suurimpia ja mihin resurssit kannattaa laittaa. Ohjelmiston pitäisi auttaa johtamaan toimintaa ja kohdentaa resursseja paremmin niin, että ensin saadaan suurimmat riskit hallintaan ja sen jälkeen myös jäännösriskejä voidaan seurata järjestelmällisesti. Yksi ohjelmiston tärkeimmistä hyödyistä on ajan säästäminen, minkä ansiosta voitte jatkossa tehdä enemmän lyhyemmässä ajassa samoilla resursseilla. Mitä isompi organisaatio, sitä suurempi on kokonaistuottavuushyöty. Tuhannen hengen yrityksessä puhutaan helposti satojen tuhansien eurojen vuosisäästöistä.
Mikä ohjelmisto on meille se oikea?
Oikea kysymys alkuvaiheessa on: ”Mistä voit tietää, mikä ohjelmisto on meille oikea?” Kaikki lähtee teidän omista tarpeistanne. Palataan alkuun – mitkä olivatkaan ne ongelmakohdat, joihin halusit ratkaisuja? Mieti, mitkä asiat HSEQ-prosesseissa vievät eniten aikaa omassa tiimissäsi. Entä mikä vie eniten esimiesten aikaa? Kirjaa myös ylös, mitä prosesseja teillä on jo olemassa ja mitä prosesseja haluaisit teillä olevan. HSEQ-prosesseilla tarkoitan vaikkapa poikkeamailmoitus- ja tutkintaprosessia, tarkastustoimintaa tai riskien arviointiprosesseja. Muita yleisiä menetelmiä voivat olla turvallisuuskävelyt, johdon katselmukset, toolbox talkit, turvatuokiot, 5S-tarkastukset tai Suomessa teollisuudessa yleinen Elmeri-mittaus. Entä ovatko teillä vaarallisten aineiden käyttö ja käyttöturvallisuustiedotteet päivityksineen hallinnassa? Mieti itse, millaisia kehitystarpeita juuri teillä voisi olla.
Ohjelmiston käyttäjät ja kohderyhmä
Yllä sinulla onkin jo hyvä lista tulevaa ohjelmistomäärittelyä varten. Sillä pystyy jo rajaamaan potentiaalisia ratkaisutoimittajia. Tästä on hyvä lähteä liikkeelle. Sen jälkeen on kuitenkin syytä laajentaa näkökulmaa ehkä kollegoiden osaamisalueille. Suosittelen kysymään IT-/ICT-osastolta tukea hankkeelle. IT asettaa tyypillisesti vaatimuksia haettavalle ratkaisulle tietoturvan, integroitavuuden ja organisaation IT-arkkitehtuurin osalta. Jos teillä on toiminnanohjauksessa käytössä SAP tai HR-järjestelmänä joku muu, voi olla järkevää miettiä, miten nämä ohjelmistot saadaan toimimaan yhdessä. Uskoisin, että monella käyttäjähallinta alkaa olla keskitetty esim. Active Directoryn (AD) kaltaiseen ratkaisuun, mikä helpottaa eri sovellusten käyttäjien käyttöoikeuksien hallintaa merkittävästi. AD-integraatio mahdollistaa sen, että käyttöoikeus lukuisiin eri sovelluksiin voidaan poistaa kerralla yhdestä paikasta tai toisaalta uudelle henkilölle voidaan lisätä keskitetysti oikeuksia eri järjestelmiin tämän aloittaessa työnsä.
Mieti myös, onko HSEQ-ratkaisun kohderyhmä teillä ensisijaisesti esimiehet vai koko henkilöstö. Itse uskon vahvasti, että jokaisella tulisi olla pääsy HSEQ-ratkaisuun – toki käyttäjäoikeuksien hallinnassa rajoitetusti. Eri käyttäjäryhmille pitäisi yleensä pystyä rajaamaan näkyvyyttä mm. luottamuksellisten tietojen, kuten tapaturmien, osalta. Tarkista tämä.
Nykyaikainen vaatimus, jonka uskon tulevaisuudessa nousevan yhä merkittävämmäksi, on rajapinnat. Integraatiorajapintojen avulla eri järjestelmistä voidaan tuoda tietoa ulos ja sisään tarpeen mukaan. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää vaikkapa laajemman ja syvällisemmän analytiikan rakentamisessa esimerkiksi teidän omassa BI-järjestelmässänne.
Entä onko teidän organisaationne pääasiassa kentällä vaiko kiinteässä toimipaikassa, jossa kaikilla on pääsy tietokoneelle? Jos toimitaan pääasiassa kenttäolosuhteissa, nousee mobiiliratkaisun tarve prioriteettilistalla ylemmäs. Erityisesti jos kentällä ei ole paras mahdollinen 4G-verkko, voidaan tarvita asennettavaa natiivisovellusta ohjelmiston sujuvaan käyttöön. Offline-toiminnallisuudet ovat varsin rajattuja ns. responsiivisissa, verkkoselaimen kautta käytettävissä mobiilisovelluksissa.
Tein itse ja säästin?
Mitä vikaa on käyttää exceliä ja intraa? Vai houkutteleeko teitä kehittää ratkaisua itse kumppanin kanssa? Sehän voi kuulostaa kivalta projektilta, että voitte itse määritellä tasan tarkkaan, miten homman pitäisi teillä mennä, ja sitten pyydätte ohjelmistotalon tekemään softan sen perusteella. Jos sinua houkuttaa lähteä tälle tielle, haluan tuoda esiin muutaman aiheeseen liittyvän näkökulman, joita kannattaa miettiä avoimesti.
Miten paljon olette valmiita laittamaan aikaa sisäiseen määrittelyyn? Mitä jos sisäinen tekninen määrittely menee pieleen ja lopputulos ei vastaa tavoitteita? Pystyttekö arvioimaan tarkasti kehitysprojektin vaatiman sisäisen ja ulkoisen työmäärän vai voivatko projektin kustannukset lipsua yli budjetin? Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun teille räätälöity ohjelmisto on valmis? Kuka ylläpitää palvelua? Kuka kehittää palvelua eteenpäin seuraavat 5 vuotta? Mitä maksaa, jos haluatte muuttaa jotain ohjelmistossa?
Lähtökohtaisesti itse tekemällä voidaan saada hyväkin ratkaisu, tai ainakin sen ominaisuudet pitää hyväksyä sellaisina kuin ne ovat. Pitkällä aikavälillä itse tehty sovellus ei kuitenkaan voi kilpailla SaaS (Software as a Service) -toimintamallin kanssa, koska SaaS-ratkaisua kehitetään jatkuvasti eteenpäin ja mitä enemmän aikaa kuluu, sitä suurempi ero omalla ratkaisulla ja SaaS-palvelulla on. Jos kallistut SaaS-palveluun, kannattaa miettiä, millaisilla resursseilla kyseistä sovellusta kehitetään suhteessa oman organisaationne tarpeisiin. Hetkelliset ongelmat saadaan yleensä ratkaistua helpommin, jos tuki ja yhteyshenkilö ovat lähellä ja teillä ylipäänsä on suora kontakti palvelutoimittajaan ja tuki olemassa.
Oletko valmis etenemään?
Toivon, että tästä kirjoituksesta oli sinulle hyötyä, kun painit kehitysajatustesi kanssa. Haluan joka tapauksessa nostaa hattua, jos olet se henkilö, joka ottaa asiassa vastuuta ja haluaa edistää tärkeää asiaa. Uskon itse, että ohjelmistoilla on ollut merkittävä vaikutus siihen, että tapaturmataajuuksia on saatu laskettua ja erityisesti vakavia tapaturmia vähennettyä. Kuten HSEQ-johtamisessa yleisesti ei ohjelmistoasiassakaan kannata tehdä aina samoja virheitä. Me voimme mielellämme jakaa osaamistamme, jos sinulla on kiinnostusta kuulla lisää siitä, mitä jo yli 150 hengen tiimimme tekee turvallisuus- ja ympäristöjohtamisen alueella.
