Selkeät Covid-19-prosessit ja nolla tartuntaa työpaikalla

10 minuuttia

Sillä aikaa, kun lääkevalmistaja Pfizer kehitti yhdessä BioNTechin kanssa mRNA-rokotetta koronaviruksen aiheuttamaa tautia vastaan, ympäristö-, terveys- ja turvallisuusasioista vastaava EHS-asiantuntija Manuel Senger työskenteli hyvin toisenlaisten ongelmien parissa yhtiön Freiburgin toimipisteessä. Pääasiallinen kysymys kuului: Miten Pfizer voi minimoida tartuntariskin omissa toimitiloissaan? Yhdessä EHS-osaston ja Covid-19-tiimin kanssa hän kehitti strategian, jonka avulla 1 500 Pfizerin omaa työntekijää ja 300 ulkoisten yritysten työntekijää voitiin suojata tehokkaasti Covid-19-tartunnalta.

Paras käytäntö: Keskeisten asioiden tunnistamisen tärkeys osana tehokasta työterveyden ja -turvallisuuden turvaamista pandemian aikana

Kirjoittanut Manuel Senger

Pandemian muutaman ensimmäisen viikon aikana ilmeni nopeasti joitakin merkittäviä organisatorisia haasteita. Meille alkoi tulvia puheluita ja sähköpostiviestejä työntekijöiltämme, jotka halusivat vastauksia Covid-19:ään liittyviin kysymyksiinsä. Minulle oli selvää, ettemme pystyisi hallitsemaan tartuntoja, tartuntaepäilyjä ja altistumisia koskevaa valtavaa tietomäärää yhtiössämme digitalisoimatta näitä tietoja ja niiden tallennus- ja käsittelytapoja.

Freiburgin toimipisteemme on luottanut Quenticin EHS-ohjelmistoratkaisuun kaikessa turvallisuusjohtamisessaan jo vuodesta 2014 asti. Tutkimme jo hyvin varhaisessa vaiheessa, voisiko Quentic olla ratkaisu myös Covid-19-tapausten dokumentointiin toimipisteessämme. Toteuttamalla pilotointiprojektin määritimme kaikki tarvittavat prosessit, loimme mahdolliset Covid-19-raportit Quenticiin ja testasimme ohjelmistoa pienellä tiimillä käyttäen useita eri skenaarioita. Tavoitteenamme oli – ja on yhä edelleen – varmistaa, ettei tartuttavuusluku (R) nouse toimipaikassamme yli nollan.

Pandemian ensimmäisessä vaiheessa oli tärkeää ottaa käyttöön tietyt toimenpiteet henkilökunnan turvallisuuden varmistamiseksi niin pian kuin mahdollista. Tämä tarkoitti myös laajan tiedotuskampanjan organisoimista. Tämä ja moni muu tehtävä annettiin Covid-19-tiimillemme, joka on pitänyt kokouksia vähintään kaksi kertaa viikossa viime vuoden maaliskuusta lähtien. Tiimi kehitti viestintätoimien tehostamisen lisäksi joukon toimenpiteitä, joita olivat esimerkiksi seuraavat:

• Järjestelmällinen Covid-19-raporttien tallennus ja käsittely
• Selkeiden vastuiden ja prosessien määrittäminen Covid-19-raportoinnin jälkeisille toimenpiteille
• Kaikkien yhtiön omien ja viranomaisten määräämien tartuntojenehkäisytoimenpiteiden tallennus ja valvonta
• Toimenpiteiden tehokkuuden seuranta auditointien avulla
• Yhtiön tilannetta koskevien, helposti saatavilla olevien tietojen tarjoaminen henkilöstölle
• Alihankkijayritysten työntekijöiden integrointi järjestelmään

Onnistunut pilotointivaihe kesti viikon, minkä jälkeen keskityimme integroimaan järjestelmään koko yhtiön. Ylimmän johdon edustajilla oli keskeinen osuus strategian käyttöönotossa, ja heidät koulutettiin tilanteen edellyttämällä tavalla. Quentic on moduuleihin perustuva ohjelmisto, joten sen käyttö on hieman kuin pelaisi monimutkaista lautapeliä. Aivan kuten pelattaessa, tarvittaessa voidaan pysähtyä eri asemilla, joiden luona voidaan tehdä valintoja erilaisten siirtojen välillä – onko esimerkiksi tarpeen käynnistää toimenpiteitä vai kerätä tietoa. Meillä pääasemana toimii työturvallisuusmoduuli, jossa erilaisia toimenpiteitä voidaan käynnistää ja johon monilta muilta asemilta voidaan palata.

Covid-19-raporttien syöttö ja hallinta

Asema 1: Quentic työturvallisuusmoduuli | poikkeamat

Soittamisen tai sähköpostin lähettämisen sijaan henkilöstömme raportoi Covid-19-tartuntaepäilyistä ja vahvistetuista tartunnoista suoraan Quentic-ohjelmistossa, jossa se voi ilmoittaa myös kaikki muut tapaukseen liittyvät tiedot. Mahdollistaaksemme tietojen syötön loimme järjestelmään päätiedot eli Covid-19-tietohakemiston. Tähän liittyen määritimme pilotointivaiheessa erilaisia mahdollisia turvallisuusriskin aiheuttavia tilanteita ja henkilökohtaisia vaikutuksia:

Turvallisuusriski

• Vahvistettu Covid-19-tartunta
• Covid-19-tartuntaepäily
• Epäsuora kontakti Covid-19-tartunnan saaneen kanssa
• Suora kontakti Covid-19-tartunnan saaneen kanssa
• Vahvistamaton tapaus tai koronasovelluksen punaisen tason varoitus

Henkilövahingot

• Covid-19-tartuntariski

Työntekijöitä opastetaan oikeiden vaihtoehtojen valitsemisessa, minkä jälkeen he voivat syöttää tiedot lomakkeeseen. He voivat avata lomakkeen omassa ohjausnäkymässään. Ensimmäisessä kentässä he vastaavat Saksan terveysministeriön edellyttämiin kysymyksiin, kuten ”Milloin olet viimeksi ollut kontaktissa muihin työntekijöihin?” ja ”Milloin ensimmäiset oireet ilmenivät?”.

Sen jälkeen työntekijät valitsevat jonkin edellä mainituista Turvallisuusriski- tai Henkilökohtaiset vaikutukset -kohtien alaluokista. Tietojen syöttämisen jälkeen tiedot lähetetään valitulle sähköpostilistalle automaattisesti. Vastaanottajien joukossa ovat myös työpaikkaneuvosto ja Covid-19-tiimi. Näiden tietojen pohjalta Covid-19-tiimi sitten määrittää tapauksen vakavuusasteen. Tätä luokittelua voidaan muuttaa myöhemmin, jos tartuntaepäily muuttuu vahvistetuksi Covid-19-tartunnaksi.

Selkeästi määritellyt, automatisoidut Covid-19-prosessit

Asema 2: Quentic prosessitmoduuli

Jokainen raportti käynnistää luokituksen perusteella sitä vastaavan prosessin. Visualisoimme yksittäisten vaiheiden jos-niin-suhteet luomalla suuren Covid-19-vuokaavion, joka on Quentic-ohjelmistossa koko henkilöstön käytettävissä.

Jos työntekijä raportoi epäsuorasta kontaktista Covid-19-tartunnan saaneeseen henkilöön, kyseinen työntekijä lähetetään kotiin ja hän voi ilmoittautua Pfizerin toimipisteessä mahdollisimman pian otettavaan testiin. Jos taas työntekijä raportoi saaneensa Covid-19-tartunnan, tartuntojen jäljitys ja työpaikan desinfiointi käynnistetään välittömästi.

Yksi keskeinen etu tällaisen vuokaavion käytössä on se, että kaikki työntekijät voivat nähdä toimenpiteet, joita heidän suojelemisekseen käytetään. Tämä edistää luottamuksen syntyä ja motivoi jokaista tekemään oman osansa ja lähettämään raportteja tilanteen sitä edellyttäessä. Yhden asian voimme sanoa varmuudella: aivan jokaisella raportilla on todellista merkitystä.

Yhteenveto Covid-19-suorituskykymittareista

Asema 3: Quentic analytiikka

Kun uusi raportti saapuu, se käynnistää tarvittavan prosessiketjun ja tulee lisäksi heti näkyviin Quenticin ohjausnäkymään. Ohjausnäkymässä näkyvät reaaliajassa tärkeimmät Covid-19:ään liittyvät suorituskykymittarit, kuten epäillyt tai vahvistetut tartuntatapaukset sekä epäsuorat ja suorat kontaktit tartunnan saaneeseen. Lisäksi jos työntekijä saa Saksan koronasovelluksen punaisen tason varoituksen, hän voi raportoida siitä Quenticissa ja tieto tulee näkyviin Quenticin ohjausnäkymään. Tämä tarkoittaa sitä, että minä EHS-asiantuntijana ja ryhmä valtuuttamiani henkilöitä – pääasiassa ylempiä johtajia – voimme nähdä sekä reaaliaikaisen Covid-19-tilanteen toimipaikassamme sekä kokonaistilanteen eli sen, kuinka moni työntekijä on saanut Covid-19-tartunnan tai raportoinut tartuntaepäilystä.

Covid-19-riskinarviointi

Takaisin asemaan 1: Quenticin työturvallisuusmoduuli | Riskien arvioinnit

Työntekijöiden lähettämien raporttien seurannan ja tarvittavien prosessien käynnistämisen lisäksi pandemia on edellyttänyt tiettyjen Covid-19-riskinarviointivaiheiden, kuten tiettyjen ennaltaehkäisevien toimenpiteiden, kehittämistä. Olemme luoneet Quenticiin yli 250 tällaista toimenpidettä, asettaneet määräajan niiden toteuttamiselle ja määrittäneet kullekin toimenpiteelle vähintään yhden työntekijän, joka on kyseisestä toimenpiteestä vastuussa. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi kuumemittareiden hankkiminen, nopean vasta-ainetestauksen käynnistäminen, koulutuksen järjestäminen ja pleksilasien asentaminen. Sen jälkeen toteutimme vaikutusten testauksen.

Se tarkoittaa, että tehokkaiden suojaustoimenpiteiden toteuttamisen lisäksi voimme osoittaa, meillä on tarjota toimenpiteistämme oikeudellisesti aukoton dokumentaatio. Yhdellä painikkeen napsautuksella voimme osoittaa, että toimemme vastaavat Saksan SARS-CoV-2-työterveys- ja turvallisuusstandardia sekä siitä johdettavia työterveys- ja turvallisuussäädöksiä ja että olemme ottaneet yhtiössämme käyttöön kaikki työterveyden ja -turvallisuuden edellyttämät toimenpiteet.

Alihankkijayritysten työntekijöiden opastaminen Covid-19-raporttien käytössä

Asema 1: Quenticin työturvallisuusmoduuli | poikkeamat

Toimipisteessämme työskentelee myös 300 muiden yritysten työntekijää, joiden on voitava lähettää Covid-19-raportteja nopeasti ja helposti. Tämän mahdollistamiseksi olemme myöntäneet merkittävimmille alihankkijoillemme Quenticin käyttöoikeuden, joka oikeuttaa työntekijät lähettämään raportteja ohjelman lomakkeita käyttämällä. Pienempien alihankkijayritysten kohdalla työntekijät on ohjeistettu raportoimaan tapauksista Pfizer-yhteyshenkilöilleen, jotka voivat sen jälkeen raportoida tapauksista.

Asema 4: Quenticin verkkokoulutusmoduuli

Osana vierailijoihin liittyvää hallintaprosessia olemme ladanneet Quenticiin materiaalia, jonka avulla ulkoiset yritykset voivat saada tietoa Covid-19-toimenpiteistämme. Alihankkijoidemme työntekijät voivat käyttää tätä sisältöä ohjelmiston vierailijoille tarkoitetulla päätteellä. Ohjesisällön perusteella ulkoinen henkilöstö saa tarvitsemansa tiedot sen määrittämiseen, ovatko he oikeutettuja kulkemaan tiloissamme. Ohjeistuksen lopussa esitetään sarja tärkeitä kysymyksiä, joihin henkilön on vastattava totuudenmukaisesti, kuten:

• Onko sinulla tällä hetkellä oireita, kuten lämpöä, yskää tai kurkkukipua?
• Oletko viimeisimpien 14 päivän aikana ollut tekemisissä Covid-19-testissä positiivisen tuloksen saaneen henkilön kanssa?
• Oletko viimeisimpien 14 päivän aikana oleskellut riskialueella?

Vastaanottohenkilöstömme voi sen jälkeen tarkistaa Quenticista, onko vierailija oikeutettu saapumaan toimitiloihimme.

Quenticin erinomaisten visualisointi- ja käytettävyysominaisuuksien sekä rakenteiden, kuten prosessien ja työntekijöiden, yhdistämismahdollisuuksien ansiosta ja jokaisen työntekijämme tunnollisen omistautumisen ansiosta tiimimme on onnistunut saavuttamaan tavoitteensa: Tähän päivään mennessä yhtiössämme ei ole ilmennyt yhtään Covid-19-jatkotartuntaa.