3 minuuttia
Kirjoittaja Juha Hiltunen
Minulla oli kunnia olla mukana tämän vuoden Joulupuu-keräyksessä. Vaikka keräyksellä onkin pitkä historia, minut sen laajuus ja vaikuttavuus yllättivät.
Joulupuu-keräys järjestettiin vuonna 2018 jo 16. kertaa ympäri Suomea paikallisten nuorkauppakamarien ja Helsingissä Keskuspuiston Nuorkauppakamarin toimesta. Hyväsydämisten ihmisten avulla kerätään vuosittain valtava määrä joululahjoja lapsille. Tänä vuonna Helsingissä keskityttiin lapsiin ja teineihin, jotka ovat lastensuojelun piirissä, huostaanotettuna, sijaisperheessä, lastenkodissa tai muutoin perhetilanteen vuoksi jäisivät ilman joulupukin tuomisia. Tällaisia lapsia on jo pelkästään pääkaupunkiseudulla yli 10 000.
Keräys järjestettiin vapaaehtoisvoimin marras-joulukuun aikana, ja lahjat toimitettiin saajilleen luotettavien paikallisten kumppaneiden, kuten kuntien ja kaupunkien sosiaalitoimistojen kautta. Helsingissä lahjat annettiin Helsingin sosiaalitoimen kautta.
Helsingin Kaupungin sosiaalityöntekijöiltä sain kuulla, kuinka merkittävä vaikutus lahjoilla voi olla lapsille ja nuorille. Kun haastavassa elämäntilanteessa oleva lapsi saa tuntemattomalta henkilöltä lahjan, se luo uskoa ihmisten hyvyyteen.
Kun viime syksynä päätin liittyä mukaan Helsingin keräyksen projektitiimiin, minulle ehdotettiin logistiikkavastaavan paikkaa. Tehtävänäni olisi siis huolehtia arvioiden mukaan jopa 18 000 lahjan varastoinnista ja valmistelusta Postin kuljetusta varten. Toimituskohteita olisi useita, ja jokaisella niistä vieläpä täysin erilaiset lahjamäärätarpeet. Aikaisempina vuosina kaikki kirjaukset oli tehty pitkälti kynällä ja paperilla, ja syntyneet paperikasat oli luovutettu edellisille logistiikkavastaaville excel-tiedostoon kirjattavaksi. Sainkin kuulla, että aiempina vuosina logistiikkavastaava ei keräyksen aikana ehtinyt tehdä juuri muuta kuin naputella logistiikka-exceliään.
Meillä Quenticillä yhtenä tärkeimpänä tavoitteena on työturvallisuuden kenttäraportoinnin helpottaminen mobiilityökalun avulla. Päätin kokeilla kahden edellisen yhdistämistä: tehdä urakalla uudistuksia logistiikkavastaavan rooliin ja saman tien sähköistää niin monia elementtejä logistiikan seurantavaiheista kuin vain mahdollista.
Tänä vuonna Joulupuu-tiimi avasi mahdollisuuden ostaa lapsille lahjoja myös Minun lahjani -sivustolla olleen verkkokaupan avulla. Yksityiset henkilöt toimittivat lahjoja perinteisesti Kauppakeskus Forumiin ja yritykset puolestaan suoraan Helsingin kaupungin sosiaalitoimen tiloihin. Yrityskeräyksen toimitusten kalenterointi onnistui helposti verkkopohjaisen Slotti-palvelun avulla. Kiitokset Slotin ja Minun lahjani -palvelun tarjonneille yrityksille avusta!
Forumin lahjojen vastaanoton digitalisointi ei olisi onnistunut pelkän verkkopohjaisen ratkaisun avulla. Lahjakirjausten tuli olla tekeville helppoa ja sen tuli tapahtua ilman odottelua ja latailua. Tiesin heti, että meidän puhelimiin asennettava Quentic App hoitaisi tämän osuuden mainiosti, jopa nettiyhteyksien osalta haastavissa varastotiloissa.
Olin lukenut läpi edellisvuosien paperiset lahjakirjanpitodokumentit. Sainkin niiden avulla muokattua Quenticin lomake-editorissa sopivan käyttöliittymän lahjojen vastaanoton ja lopullisen määränpään kirjaamiseen. Tähän mennessä kaikki oli onnistunut varsin kivuttomasti ja enää minun tarvitsi keksiä, miten saan lahjojen kirjaustiedot näkyviin päiväkohtaisesti Excelissä. Tähän sainkin tärkeää apua Quenticin lomake- ja Excel-velho Tuomolta. Keskustelimme hänen kanssaan siitä, kuinka saisimme seurannan mittariston (lahjamäärät päivittäin, kuinka paljon lahjoja on lähetetty mihinkin kohteeseen ja kuinka paljon kohteesta uupuu tietyn ikäryhmän ja sukupuolen lahjoja) mahdollisimman automaattiseksi. Päädyimme hyödyntämään Quenticin API-rajanpintaa, jonka avulla osaava Excel-nero, kuten Tuomo, voi luoda juuri sellaisen seurannan kuin haluaa. Monet asiakkaamme käyttävätkin Quenticia samalla tavalla BI-ohjelmien, kuten Qlickview’n, kenttäraportointityökaluna.
Tuomo loi siis tarvittavat linkit Quenticin ja Excelin välille. Kun kirjaukset oli tehty puhelimen sovelluksella, minun ei tarvinnut kuin painaa yhtä päivitysnappia logistiikka-excelistä, ja kaikki tarvittavat lahjatiedot päivittyivät ajan tasalle. Mahtavaa! Näin minä ja toinen logistiikkavastaava, Marjaana, pystyimme keräyksen aikana kirjanpitopaperien selaamisen sijaan keskustelemaan muun vapaaehtoisporukan kanssa ja ohjaamaan lahjavirtaa ennakoivasti oikeisiin kohteisiin. Tänä vuonna sille olikin tarvetta, sillä etenkin teinipoikien lahjoista oli usein huutava pula.
Tekeminen jatkui neljän illan ajan, ja saimme lopultakin jokaiseen kohteeseen tarvittavan määrän lahjoja. Tekeminen oli mukavaa, kun pullonkauloja varastointivaiheissa ei ollut ja taustalla soi mukava joulumusiikki.
Joulupuu-projekti opetti minua siinä, kuinka pitkäänkin tehtyjä asioita voi käydä rohkeasti muuttamaan hyvien työkalujen avulla. Varsinkin kun taustalla toimii mahtava vapaaehtoistiimi ja myötämieliset yrityskumppanit.
PS.
Joulusta puheenollen mainittakoon myös, että tänä vuonna Quenticilla halusimme elvyttää Itämeren hapettomat pohjat. Ohjasimme joululahjarahat Baltic Sea Action Groupille Itämeren pelastustyöhön.
