3 minuuttia
Kirjoittaja Juha Hiltunen
Työturvallisuus on sinulle tärkeä aihe. Uskallan olettaa niin pelkästään sillä perusteella, että olet löytänyt tämän blogin. Ja jos jostakin syystä näin ei ole, on hyvä kuitenkin muistaa, että kaikilla yrityksillä, joilla on palkattua henkilöstöä, tulee olla henkilö, joka huolehtii työsuojelupäällikön tehtävistä. Näin määrää laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta.
Laki kehottaa tallentamaan ja jakamaan työhön, työympäristöön ja työyhteisön tilaan liittyvää tietoa sekä työn turvallisuutta ja terveellisyyttä kuvaavia tilasto- ja muita seurantatietoja. Jos työturvallisuuteen halutaan panostaa, näiden tietojen tulisi olla ajantasaisia, kiistattomia ja helposti löydettävissä. Useissa yrityksissä tämä ei kuitenkaan ole tilanne.
Perinteisesti työturvallisuushavaintoja ja -poikkeamia kerätään työnteon lomassa kynällä ja paperilla, josta sitten tiedot voidaan tallentaa esimerkiksi Microsoftin tuttuun ja turvalliseen työkaluun, Exceliin. Tämä yksistään teettää ylimääräistä työtä: samoja asioita kirjataan moneen kertaan. Useamman henkilön tehdessä kirjauksia mahdollisia virheitä voi olla Excelistä hankala huomata. Vaarana on myös, että tiedot karkaavat levyasemilla useaan eri paikkaan. Tällöin tarkistukset ja korjaukset voivat viedä merkittävissä määrin työaikaa.
Hieman kehittyneemmissä organisaatioissa poikkeamatiedot lähetetään esimerkiksi sähköpostilla tai vaikka yrityksen intraan luodulla ilmoituslomakkeella, johon mukaan voidaan liittää muutama kuvakin kylkeen. Usein nämäkin kerätyt tiedot tulee tilastoitua Exceliin, jolloin kytkökset eri paikkaan tallennettuihin intran lomaketietoihin voivat helposti katketa, jos tiedostojen sijaintia verkkolevyllä vaihdetaan. Tämän tyyppisten Excel-kaaosten taltuttaminen ei juuri yrityksen työturvallisuuskulttuuria edistä.
Vielä useammin olen kuitenkin saanut työssäni kuulla, etteivät paperiset ja kankeat sähköiset ilmoitustavat motivoi työntekijöitä tekemään työturvallisuuteen liittyvää havainnointia. Moderneilla tietojärjestelmillä, joissa on havainnoinnin kannalta näppärä mobiilikäyttöliittymä, saadaan helposti koko työyhteisö mukaan havainnointiin. Toki eniten työntekijöiden motivaatioon vaikuttaa yrityksen johdon sitoutuneisuus työturvallisuuskulttuurin kehittämiseen, mutta satsaus käteviin työkaluihin ja järjestelmiin on jo vahva signaali tästä.
Perinteisiin ja kankeisiin tapoihin verrattuina modernit järjestelmät poistavat moninkertaiset kirjaukset. Vaaraa tietojen hukkumiseen huolimattomuuden takia ei moderneissa järjestelmissä ole. Tapaturmista ja vaaratilanteista syntyvät tutkinnat on helppo toteuttaa ja valvoa loppuun saakka selkeästä järjestelmästä. Hyvä järjestelmä näyttää visuaalisesti, mitkä asiat on tehty, ja muistuttaa automaattisesti vielä hoitamattomista velvoitteista.
Kun työturvallisuusasioita käsitellään työturvallisuuslain säätämän yhteistoiminnan mukaisesti, hyvästä järjestelmästä saadaan tarvittavat tiedot ja mittarit heti esityskuntoon ilman aikaa vievää valmistelua ja säätämistä.
Yrityksen johdossa voidaan kuitenkin ajatella, että työturvallisuus on pelkkä tukiprosessi, johon käytetyt varat eivät juuri tuota yritykselle kasvua. Tällöin on voinut unohtua, että kustannuksiin vaikuttavat koko organisaatiolta työturvallisuustyöhön kuluva aika sekä tapaturmien suorat kustannukset menetetyssä työajassa sekä vakuutus- ja hoitomaksuissa. Moderni järjestelmä vähentää käytettyä työaikaa tyypillisesti puolella verrattuna esimerkiksi juuri paperi ja Excel -kombinaatioon. Samaan aikaan lisääntynyt ilmoitusten määrä modernissa järjestelmässä ei lisää käytettyä työaikaa.
