Työturvallisuuden KPI-mittareilla on merkitystä

10 minuuttia16.8.2022

Haluatko tasaisesti ja johdonmukaisesti parantaa työturvallisuutta yrityksessäsi? Siinä tapauksessa on tärkeää pohtia nykytilannetta, määritellä tavoitteet ja tunnistaa mahdolliset kehitysalueet. Keskeisillä suorituskykymittareilla (key performance indicator, KPI) on tärkeä rooli tässä prosessissa, sillä niiden avulla voidaan tehdä vertailuja ja tarkastella tuloksia vaadittavien toimenpiteiden osalta. Tätä kautta voidaan löytää yrityksen nykyisissä työturvallisuusprosesseissa olevia heikkouksia ja viestiä onnistumisista. Tässä artikkelissa tarkastelemme yleisimmin käytettyjä keskeisiä suorituskykymittareita ja pohdimme, mitä näkökulmia kannattaa ottaa huomioon yrityksen mittaristoa valitessa.

Reaktiivisia vai ennakoivia mittareita?

Työturvallisuuden alalla keskeisiä suorituskykymittareita kutsutaan usein myös turvallisuutta koskeviksi mittareiksi (safety performance indicator, SPI). Käytetystä termistä riippumatta mittarit voidaan jakaa kahteen ryhmään: reaktiivisiin (lagging/trailing/reactive indicator) ja ennakoiviin (leading/forerunning/proactive indicator) mittareihin. Samoin kuin valitessa sopivia menetelmiä ja prioriteetteja työturvallisuustoiminnalle, on keskeisiä suorituskykymittareita valitessa myös tärkeää löytää hyvä tasapaino reaktiivisten ja ennakoivien mittarien välillä.

Reaktiiviset mittarit sopivat hyvin nykyisen työturvallisuustason tarkasteluun aiempaan tasoon ja muihin yrityksiin verrattuna. Mittarit perustuvat turvallisuustapahtumista ja tuloksista saatuun dataan eli jo tapahtuneisiin, peruuttamattomiin tapahtumiin. Näitä mittareita kutsutaan reaktiivisiksi sen takia, että ne keskittyvät menneisiin tapahtumiin. Reaktiivisten mittareiden avulla ei kuitenkaan helposti pystytä löytämään keinoja parantaa toimintaa tulevaisuudessa. Tästä syystä kannattaa käyttää myös ennakoivia mittareita, sillä niiden avulla saadaan ennustettua tulevaisuuden kehitystä. Ennakoivia mittareita kutsutaan joskus myös ennaltaehkäiseviksi mittareiksi, sillä reaktiivisista mittareista poiketen ne eivät keskity menneisyyden tapahtumiin, vaan tulevaisuuden toimenpiteisiin tai nykyolosuhteisiin, joita parantamalla voidaan ehkäistä vaaratilanteita ja pienentää tapaturmariskejä tulevaisuudessa.

Näin määrität keskeiset suorituskykymittarit

Reaktiivisten ja ennakoivien mittarien valinnassa ei ole kaikenkattavaa ratkaisua, joka toimisi joka yritykselle. Mittaristoon liittyvien päätösten tulisi pohjautua yrityksen tilanteen tarkasteluun, suurimpiin riskeihin, mahdollisiin ongelmiin ja asetettuihin tavoitteisiin. Vertailukelpoisuus, jatkuvuus ja läpinäkyvyys ovat tässäkin tärkeitä lähtökohtia. Näiden saavuttamiseksi – ja jotta mittareista oikeasti saadaan merkityksellistä tietoa – on ensisijaisen tärkeää, että asetetut tavoitteet täyttävät seuraavat SMART-kriteerit:

• tarkka (specific)

• mitattava (measurable)

• houkutteleva/sovittu (attractive/agreed)

• realistinen (realistic)

• ajankohtainen (timely)

Tavoitteiden ja spesifisten ongelmien lisäksi nykyinen työturvallisuuskulttuuri on syytä ottaa huomioon. Suuri osa työturvallisuutta koskevista mittareista perustuu työntekijöiden ilmoituksiin, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksessä tulee selkeästi ilmoittaa työntekijöille mittarien käytöstä ja käyttötarkoituksesta, jotta he osaavat hyödyntää niitä päivittäisessä työssään. Yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä järjestelmä raporttien lähettämiseen ja tapahtumien seuraamiseen on korvaamaton työkalu. Yrityksessä kannattaa käyttää ainoastaan sellaisia mittareita, joiden tueksi yrityksessä pystytään keräämään riittävästi dataa.

Yleisimmät työterveyttä ja -turvallisuutta koskevat keskeiset suorituskykymittarit

Osana Turvallisuusjohtamisen trendiraporttia selvitimme, mitkä keskeiset suorituskykymittarit ovat yleisimmin käytössä eurooppalaisissa yrityksissä. Kyselyyn vastasi 629 eurooppalaista työturvallisuusvaikuttajaa, ja sen tulokset ovat seuraavat:

Seuraavaksi tutustumme tarkemmin viiteen eri osa-alueeseen ja tapaan, joilla mittareita voidaan määritellä.

Raportoidut vaaratilanteet ja tapaturmat: Tapaturmataajuus

On ensisijaisen tärkeää, että kaikki työtapaturmat kirjataan ja dokumentoidaan. Monessa maassa tapaturmat, jotka johtavat yli kolmen päivän poissaoloon tai kuolemaan, luokitellaan raportoitaviksi tapaturmiksi, mikä tarkoittaa sitä, että työnantaja on velvollinen ilmoittamaan tapaturman tapaturmavakuutusyhtiölle. Tästä johtuen kaikkien yritysten olisi syytä kerätä tarvittava data tapaturmien vakavuudesta ja esiintyvyydestä. Kun dataa tarkastellaan suhteessa työntekijöiden lukumäärään tai työtunteihin, voidaan dataa käyttää työturvallisuusjärjestelmän laadun arviointiin. Tätä suhdetta kuvastaa työtapaturmataajuus, joka lasketaan eri puolilla maailmaa eri tavoin.

Tapaturmataajuus menetetyn työajan mukaan (LTIFR, lost time injury frequency rate) on yleisesti hyväksytty kansainvälinen standardi.

• Tapaturmataajuus menetetyn työajan mukaan: Poissaoloon johtaneet työtapaturmat / työtunnit x 2 000 (kertoimena voidaan 2 000:n sijasta käyttää myös lukua 200 000 tai 1000 000 yrityksen toimialasta, maasta ja koosta riippuen)

Jotkin muut Euroopassa käytetyt tapaturmataajuusluvut keskittyvät raportoitaviin tapaturmiin paikallisten määräysten mukaan. Esimerkiksi Saksassa LTIFR:n lisäksi käytetään kahta muuta kaavaa kuvaamaan tapaturmatiheyttä: tapaturmat per tuhat työntekijää ja työtapaturmataajuus.

• Tapaturmat per tuhat työntekijää: (raportoitavat tapaturmat ÷ henkilöstömäärä) x 1 000
• Työtapaturmataajuus: (raportoitavat tapaturmat ÷ työtunnit) x 1 000

Tapaturmattomat päivät

Tapaturmataajuuden tavoin tapaturmattomien päivien lukumäärä on toinen reaktiivinen KPI-mittari, jota käytetään vaaratilanteiden hallinnassa. Mittarin nimi antaa sen merkityksestä osviittaa – sillä mitataan, kuinka monta päivää viime työtapaturmasta on kulunut. Kuten Turvallisuusjohtamisen trendiraportissa kerrotaan, tämän mittarin seuraaminen ja onnistumisten juhliminen on yleinen käytäntö. Kaikesta huolimatta kyseisen suorituskykymittarin kanssa tulisi olla varovainen, sillä se voi johtaa virheellisiin palkintorakenteisiin. Se, että luku aluksi näyttää nousevan, ei välttämättä tarkoita sitä, etteikö tapaturmia olisi tapahtunut tai riski tapaturmille olisi edelleen olemassa. Sen sijaan on mahdollista, että työntekijät ovat yksinkertaisesti päättäneet jättää tapaturmia ilmoittamatta ja täten luoneet myönteisen (ja virheellisen) kuvan turvallisesta työpaikasta. Kukaan ei halua olla se, joka aiheuttaa ensimmäisen tapaturman uuden ennätyksellisen tapaturmattoman putken jälkeen.

Läheltä piti -tilanteet

Läheltä piti ‑tilanteet ovat yleensä vaaratilanteita, joissa kukaan ei loukkaantunut, mutta jotka olisivat voineet johtaa loukkaantumisiin eri olosuhteissa.

Tämänkään mittarin kohdalla ei ole järkeä vain keskittyä nollaan läheltä piti tilanteeseen. Hyödyllisempää on tarkastella tuloksia hieman moniulotteisemmin. Vaarallisen työpaikan sijaan suuri määrä läheltä piti tilanteita saattaakin kuvastaa avointa, hyvin toimivaa culture of failure -ilmapiiriä, jossa työntekijät voivat vapaasti ja avoimesti ilmoittaa läheltä piti -tilanteista. Organisaatiolle on ensisijaisen tärkeää, että läheltä piti tilanteista ilmoitetaan, sillä vain siten voidaan tunnistaa jokapäiväisiä riskejä ja toteuttaa tarvittavia toimenpiteitä jatkuvasti. Kun työntekijä ei ilmoita läheltä piti tilanteesta, vastaava tilanne voi myöhemmin johtaa oikeaan tapaturmaan. Tätä tukee osin kiistelty Heinrichin tapaturmapyramidi, jonka mukaan 300 vaaratilannetta johtaa 29 lievään loukkaantumiseen ja yhteen vakavaan tapaturmaan tai kuolemaan. Heinrichin pyramidi myös kuvastaa sitä, että vaaratilanteiden suhteellisesta esiintyvyydestä johtuen nollan läheltä piti tilanteen saavuttaminen ei ole realistista.

Sen sijaan, että läheltä piti tilanteita pyrittäisiin vähentämään, järkevämpi lähestymistapa olisi tarkastella läheltä piti -tilanteiden suhdetta tapaturmiin. Kuinka läheisesti se vastaa tapaturmapyramidia? Mitä johtopäätöksiä siitä voidaan vetää? Työntekijät ja esihenkilöt eivät välttämättä viitsi kirjata jokaista pientä vaaratilannetta ylös, mikä pätee myös läheltä piti tilanteisiin. Tästä syystä olisikin järkevämpää tapaturmapyramidin mukaisesti keskittyä ilmoitettujen läheltä piti tilanteiden ja tapaturmien suhteeseen. Suhdeluvun kasvu on suuntaa-antava merkki työturvallisuuskulttuurin parantumisesta.

Auditointi- ja tarkastustulokset

Hyvän rakenteen ja luokittelujärjestelmän avulla voidaan varmistaa, että kaikki sisäisten ja ulkoisten auditointien vaiheet tuottavat keskeisiä suorituskykymittareita, jotka tukevat prosessinkehitystyötä suunnittelusta toimenpiteiden toteuttamiseen ja vaatimustenvastaisuuksien tunnistamiseen ja kitkemiseen. Keskeisiä suorituskykymittareita ovat esimerkiksi seuraavat:

• Toteutuneiden auditointien suhde suunniteltuihin auditointeihin: Mittari on vertailu tavoitteen ja toteuman välillä, ja se näyttää, kuinka tehokkaasti auditointeja toteutetaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

• Vaatimustenvastaisuuksien suhde korjaaviin toimenpiteisiin: Tämä suorituskykymittari on tarkoitettu tuottamaan tietoa yhtiön culture of failure ‑ilmapiirin laadusta. Mikäli vaatimusten noudattamatta jättämisestä ei seuraa korjaavia toimenpiteitä (tai tarpeeksi niitä), vaatimuksia ei välttämättä noudateta jatkossakaan.
• Suositusten suhde ehkäiseviin toimenpiteisiin: Tämä suorituskykymittari kertoo, kuinka yrityksessä hoidetaan auditointisuosituksia. Mikäli suosituksia ei toteuteta tai kirjata, vaatimuksia ei välttämättä noudateta tulevaisuudessakaan. Yrityksen jatkuvan parantamisen prosessi (continuous improvement process, CIP) voi myös auttaa keskittymään ehkäiseviin toimenpiteisiin.
• Viivästymiset deadlineista toimenpiteiden toteuttamisessa (suhteellinen tai absoluuttinen lukumäärä): Auditoinneista saadaan yleensä suosituksia, tai niissä tunnistetaan vaatimustenvastaisuuksia: Kaikki vaatimustenvastainen toiminta tulisi kitkeä ennen jatkotarkastusta tai seuraavaa auditointia. Viivästymiset deadlineista heijastavat yrityskulttuuria.
• Poikkeamat auditoinneissa: Poikkeamien lukumäärä ei yksinään kerro mitään siitä, kuinka johtamisjärjestelmä toimii. Vertailemalla poikkeamien määrää ja vakavuutta pidemmällä aikavälillä voi kuitenkin vetää johtopäätöksiä siitä, miten yritys on kehittynyt viime vuosina.

Inhimillisiin tekijöihin perustuvat turvallisuusmittarit

Inhimilliset tekijät (behavior-based safety, BBS) on aktiivinen lähestymistapa, joka mahdollistaa nykyaikaisen työterveys- ja turvallisuusjärjestelmän toteutuksen ja kehittämisen. Turvallisuusjohtamisen trendiraportissa kerrotaan, että kasvava joukko yrityksiä hyödyntää tätä lähestymistapaa turvallisemman käyttäytymisen ja yleisesti turvallisemman työpaikan saavuttamiseksi.

Inhimillisten tekijöiden huomioiminen turvallisuudessa nojaa kaikkien työntekijöiden osallistumiseen (kussakin tiimissä) ja jatkuvaan turvallisuuskäyttäytymisen kehittämiseen joko järjestelmässä, jossa ihmiset tukevat toisiaan tiimeissä, tai kannustamalla yksittäisiä työntekijöitä ilmoittamaan havainnoistaan. Tässä lähestymistavassa tarkastellaan turvallisuuskäyttäytymistä ja riskinottoa työpaikalla, ja sen avulla voidaan saada rakentavaa palautetta. Inhimillisistä tekijöistä saadaan usein huomattava määrä dataa, eli se on varsinainen KPI- ja analyysiaarreaita. Tämän lisäksi se antaa hyvän syyn selvittää, mitä dataa todellisuudessa kannattaa seurata ja analysoida säännöllisesti.

Keskeisiä suorituskykymittareita, joiden avulla BBS-ohjelmia voi analysoida:

• havaintojen lukumäärä suhteessa kaikkiin mahdollisiin poikkeamiin ja kirjattuihin tapahtumiin
• BBS-havaintojen lukumäärä suhteessa kaikkiin havaintoihin
• BBS-koulutettujen työntekijöiden lukumäärä
• määriteltyjen turvallisuuteen liittyvien käyttäytymismallien lukumäärä

BBS-ohjelmista saadaan valtava määrä tietoa, joten pilvipalveluista voi olla huomattavasti hyötyä. Niiden avulla voit tallentaa rajattomasti dataa ja myös hyödyntää tietoa tehokkaasti. Analytiikkanäkymästä pääset käsiksi keskeisiin suorituskykymittareihin, ja sitä kautta voit seurata turvallisuustyön tuloksia. Työntekijät on tärkeä ottaa mukaan keskeisten suorituskykymittareiden rakentamiseen, sillä ilman heidän hyväksyntäänsä datan kerääminen on käytännössä mahdotonta. Lisäksi on tärkeää on turvata tiedonkäsittelyn läpinäkyvyys ja tietoturva.

Tulevaisuuden näkymät

Yleisesti alalla on ollut jo vuosikymmeniä näkyvissä selkeä suuntaus kohti ennakoivaa työterveyttä ja turvallisuutta. Nykyaikaiset lähestymistavat, kuten inhimilliset tekijät ja Safety II, voivat tukea perinteistä työturvallisuusjohtamista, sillä niiden pohjalta voidaan toimia ennakoivasti sen sijaan, että ongelmiin reagoidaan vasta niiden synnyttyä.

Ennakoivat KPI-mittarit ovat hyödyllinen lisätyökalu nykyisten reaktiivisten mittarien ohelle, ja ennakoiva työturvallisuus vaikuttaa myös niiden yleistymiseen. Vaikka keskeisiä suorituskykymittareita on monenlaisia, valittuja mittareita olisi hyvä pystyä vertailemaan mahdollisimman helposti. Siitä, että pystytään vertailemaan perinteisiä ja nykyaikaisempia suorituskykymittareita keskenään, on selvää hyötyä. Siten voidaan arvioida, missä määrin teoria vaikuttaa käytäntöön, ja tunnistaa paremmin, millä toimenpiteillä on todellista merkitystä yrityksen työympäristön turvallisuuteen.