Täydellinen resepti tehokkaaseen turvallisuuskulttuuriin

8 minuuttia

Karlsberg, Saarlandin Homburgissa sijaitseva perinteinen saksalainen panimo, on asettanut työskentely-ympäristön ja toimipaikkojen välisen digitaalisen kommunikoinnin yrityksensä strategian avainasemaan. Tämä sisältää myös työturvallisuuteen- ja terveyteen liittyvät toimet. Vaikka terveydestä ja turvallisuudesta huolehtiminen on oleellisinta tuotantotyössä, Karlsberg pyrkii varmistamaan sen olevan prioriteetti kaikilla muillakin osastoilla. Nämä tavoitteet mielessään, yritys on päätti hankkia uuden digitaalisen koulutuskonseptin. 

Karlsberg päätyi lopulta Quenticin ohjelmistoratkaisuun. Sen lisäksi, että työntekijät voivat hyödyntää Verkkokurssit -moduulia missä ja milloin vain, uusi ohjelmisto myös paransi panimon tapaa tehdä riskiarviointeja. Itseasiassa, Karlsberg onnistui optimoimaan prosessejaan niinkin pitkälle, että riskiarvioinnit voidaan tehdä nyt 70% nopeammin ja kaikkien yrityksen esihenkilöiden toimesta.

Quenticin ohjelmistoratkaisun avulla, Karlsberg on nyt siirtänyt katseensa OHSAS 18001 standardin päivittämisestä ISO 45001 standardiin Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH toimipisteeseensä lähellä Lautereckenia. Toiveena on myös digitalisoida dokumenttien hallintajärjestelmä, jolloin kaikki ohjeistukset ja dokumentit olisivat liitoksissa HACCP-systeemiin (Hazard Analysis & Critical Control Points) – ja siten kaikkiin ruokatuotantoprosesseihin – Quenticin avustamana.

Karlsberg Brauerei GmbH 

Perustettu vuonna 1878, Karlsberg Brauerei GmbH on suuri perheyritys joka tuottaa niin oluita kuin alkoholittomia virvokkeita. Se on osa riippumattomien yritysten yhdistystä. Karlsbergin verkosto työllistää tänä päivänä 1,200 henkilöä, joista lähes 260 työskentelee Homburgin toimipisteellä. Tämän toimipisteen Health & Safety Manager, Michael Schmidt, on myös vastuussa Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH:sta ja Vendis Groupista, sekä Quentinin ohjelmiston käytöstä.

Uusi focus, uusi ohjelmisto, uusi turvallisuuskulttuuri

Kun Christian Weber, yrityksen perustajan jälkeläinen neljännessä sukupolvessa, siirtyi perheyrityksen toimitusjohtajaksi vuonna 2010, hän aikoi päättäväisin mielin ylläpitää ja kehittää sitä yrityskulttuuria, jonka hänen sukunsa oli rakentanut. Karlsbergin ensisijainen tavoite on "luovuttaa tuleville sukupolville joka suhteessa terve yritys" ja siksi turvallisuuskulttuuri on yhä yrityksen prioriteetti. Valitsemalla Quenticin ohjelmiston tukemaan työturvallisuustoimia, Karlsbergin laitospäälliköt Jürgen Zeimetz ja Michael Schmidt ovat ilmaisseet työyhteisölleen sen, että työterveyden- ja turvallisuuden tulee olla läpinäkyvää, konkreettista ja helposti saatavilla olevaa kaikille työntekijöille, ja että johtajien tulee olla fokusoituneita ja proaktiivisia. 

Quenticin Työturvallisuus -moduuli uudisti sisäiset prosessit riskiarviointeihin ja ohjeistuksiin. Se oli kriittisesti tärkeää Karlsbergin projektille, Quenticin Verkkokoulutus -moduulin ja Quentic Appin tukemana. 

Riskiarviointien priorisointi

Laitoksen ylin johto jakoi turvallisuuskulttuurin vastuualueet osastojen johtajille. Karlsberg Brauerei GmbH:n päälliköt käyttävät Quenticia tehdäkseen riskiarviointeja omilla alueillaan. Heidän tulee ainoastaan tuntea ohjelmisto niin hyvin, että riskiarivointi on helppoa tehdä nopeasti ja tunnistaa käyttöön otettavat suojatoimenpiteet. Vain muutamalla klikkauksella, he voivat konvertoida arvionsa standardoituun, printattavaan muotoon. Yksinkertainen rajapinta mahdollistaa uuden turvallisuuskulttuurin – kuten Michael Schmidt selvittää:

Ennen Quenticiin tutustumista, Karlsberg Brauerei GmbH teki riskiarviointinsa monimutkaisesti lukuisilla Excel-taulukoilla. Ohjelmistoratkaisu mahdollistaa prosessien digitalisoimisen ja siten myös jakaa tietoa tehokkaammin. Lisäksi, kun riskiarviointi on suoritettu, ohjelmisto vastaa tilanteeseen ja kullekin tiimille sopivilla turvallisuusohjeistuksilla vain muutaman klikkauksen kautta. Yhteenvetona, tämä optimoi turvallisuusprosesseja tavalla, joka ei olisi koskaan ollut mahdollista entisillä taulukoilla ja dokumenteilla -  entistä nopeammin.

Verkkokoulutukset tarjoavat joustavuutta

Osana perinteisen panimon kokonaismuutosta, ohjelmistoa valitessa verkkokoulutusten mahdollisuus oli tärkeänä kriteerinä. Tavoitteena oli tehdä koulutuksista joustavampia hallinnolliselle henkilökunnalle sekä kentällä toimiville myyjille.

COVID-19:n puhkeaminen hoputti joustavan ratkaisun löytämistä entisestään. Vuoteen 2020 asti, yrityksen tekniset työntekijät olivat suorittaneet työturvallisuuskoulutuksensa osallistumalla suureen, vuosittain järjestettävään tapahtumaan – jota olikin koronarajoitusten vuoksi mahdotonta toteuttaa. Nopea perehtyminen Quenticin Verkkokoulutukset -moduuliin mahdollisti panimon sopeutua heidän koulutustapaansa ja välittää tärkeimmät ohjeistukset pandemiasta huolimatta.

Mitä tulee digitaalisen koulutusmateriaalin tuottamiseen, Quentic tarjoaa tähän lisätukea erilaisten mallien avulla. Panimo oppi nopeasti hyödyntämään näitä malleja heidän sisäiseen käyttöönsä ja Karlsberg onkin nyt rakentanut verkko-ohjeistuksia jopa 50 eri aiheesta. 

Koulutuksien tarjoamisen ja suorittamisen lisäksi on yhtä tärkeää varmistaa, että kaikki todistukset on dokumentoitu huolellisesti. Ne ovat tärkeitä materiaaleja muun muassa seuraavien sertifikaattien säilyttämiseen: International Featured Standard (IFS), OHSAS 18001 tai ISO 45001. Quenticin Verkkokoulutukset – ja Työturvallisuus -moduulien yhdistäminen systematisoi koulutusmateriaalin kaikki kohdat. Näin päälliköillä on aina suora näkymä todistuksiin ja tuleviin työterveystarkastuksiin samalla, kun työntekijöille lähetetään kutsuja ja muistutuksia suoraan sähköpostiin.

Mutta kuinka systemaattinen koulutusprosessi voi parantaa yrityksen turvallisuuskulttuuria? Ensinnäkin, kaikki koulutetut työntekijät ymmärtävät varmuudella sen, että turvasaappaat- ja liivit ovat pakollisia tuotantotiloissa. Lisäksi, jatkuvat verkkokoulutukset pitävät huolen siitä, että turvallisuuden aihe on aina läsnä työntekijöiden arjessa. 

Synergioiden luominen ja hyödyntäminen

Quentic ei ainoastaan yhdistä riskiarviointeja, työohjeistuksia, tiettyjä mittareita ja koulutusmoduuleja eri päälliköiden ja osastojen käyttöön, se luo myös merkittäviä synergioita eri toimipisteiden välillä. Karlsbergin verkostossa käytetään useita prosesseja. Tämä tarkoittaa, että panimon pullottamisen työlinjalle tehty riskiarviointi voidaan tehdä ensin Homburgissa ja sitten kopioida ja mukauttaa Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH:lle. Sama pätee laboratorioihin ja varastoihin molemmilla toimipisteillä. Tietojen kerääminen tällä tavalla tuottaa selkeitä etuja.