Quentic App kasvatti vaaratilanneilmoitusten määrää 70 prosenttia

8 minuuttia

Kun Thomas Arnoldista tuli Veltecin HSEQ-johtaja vuonna 2018, hän päätti standardoida työterveyden ja turvallisuuden yhtiön viidessä toimipaikassa ja yli 30 rakennustyömaalla. Aiemmin tietoja kirjattiin päällekkäin eri paikkoihin, minkä seurauksena tiedot olivat epäyhtenäisiä, lisätyön tarve oli suuri ja työsuojelutoiminta joutui toimimaan sekavien luetteloiden varassa. Arnoldin tehtävä oli selvä: hänen oli keskitettävä ja siivottava työsuojelutiedot, standardoitava tietojen kirjausprosessit ja tehtävä työturvallisuusasioista helpompia ja käytännöllisempiä toimistoissa, voimalaitoksissa, kemian tehtaissa ja rakennustyömailla.

Arnold hankki avukseen Quentic-ohjelmistoalustan ja Työturvallisuusmoduulin. Sittemmin Thomas Arnoldin vastuut ovat muuttuneet, ja kolmessa vuodessa Arnold on laajentanut Veltecin Quentic-ratkaisua moduuli moduulilta keskitetyksi järjestelmäksi, joka kattaa kaikki hänen tehtävänsä yrityksen HSEQ-johtajana. Arnold arvostaa ohjelmiston mobiilitoimintoja, standardoitua ja keskitettyä tiedonkeruuta, läpinäkyvää asiakirjojen hallintaprosessia sekä ohjelmiston joustavuutta ideoiden toteuttamisessa ja tapausten käsittelyssä. Quentic-alustan ja Quentic App:in yhdistelmällä Thomas Arnold on onnistunut vahvistamaan Veltecin turvallisuuskulttuuria, tehnyt tehokkaita digitaalisia auditointeja ja parantanut HSEQ-prosessien yhtenäisyyttä ja läpinäkyvyyttä eri toimipaikoissa ja eri toimialoilla. 
 

Lisää Veltec GmbH & Co. KG yhtiöstä

Veltec GmbH & Co. KG on alansa johtava eurooppalainen yritys, joka on erikoistunut tarjoamaan palveluja prosessiteollisuus- ja voimalaitosalalle. Veltec toimii asiakkaidensa kumppanina varmistaen, että teollisuuslaitokset pysyvät tuottavina ja toimivina sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä niiden koosta ja monimutkaisuudesta riippumatta. Yhtiön palveluvalikoimaan kuuluu ennakoiva huolto, järjestelmien uusiminen ja laitteiden vaihtaminen, automaatio-, instrumentointi- ja ohjausjärjestelmiin liittyvät palvelut sekä teräsrakenteiden uusimiset, päivitykset, purkamiset ja suunnittelu. Veltec on myös kokenut ydinalan kumppani, joka tulee ydinlaitosten turvallista toimintaa, sujuvaa ylläpitoa ja turvallista purkamista. Siksi turvallisuus ja laatu ovat olennainen osa Veltecin toimintakulttuuria, kuten yhtiön saamat lukuisat akkreditoinnit ja sertifikaatit osoittavat. Veltecillä on ISO 14001 (Ympäristö), ISO 50001 (Energia), ISO 9001 (Laatu) ja ISO 45001 (Työterveys ja  turvallisuus) sertifikaatti.

Työntekijöiden pätevyystiedot yhdellä vilkaisulla

Kun Thomas Arnold otti käyttöön Quenticin Työturvallisuus -moduulin vuonna 2018, hänen tavoitteenaan oli luoda yksi keskitetty järjestelmä, josta näkee kokonaiskuvan kaikkien toimipaikkojen työntekijöiden koulutuksista ja pätevyyksistä. Veltec lähettää työntekijöitään palvelemaan eri toimialoilla toimivia asiakkaita ympäri Saksaa. Uuden projektin alussa Arnoldin on nähtävä yksityiskohtaisesti kunkin työntekijän pätevyydet ja heidän suorittamansa koulutukset. Aiemmin tämä oli erittäin hankalaa, koska hänen oli tutkittava päällekkäisiä luetteloita, koordinoimattomia työterveystarkastuksia ja epäyhtenäisiä tietoja. Quenticin ansiosta Arnold, muut johtajat ja työntekijät saavat eteensä ajan tasalla olevat tiedot muutamalla napsautuksella. Jos projektissa tarvitaan jonkin tietyn pätevyyden omaavia työntekijöitä, kaikkien toimipaikkojen johtajat voivat etsiä juuri oikeat työntekijät ja järjestää heidän työkomennuksensa helposti. Näin säästyy aikaa ja resursseja, ja työntekijöille voidaan antaa kohdennettua koulutusta sekä kasvokkain että verkossa. Verkkokoulutukset oli Veltecille ratkaisevan tärkeää pandemian aikana, koska näin voitiin varmistaa, että kaikki työntekijät voivat osallistua koulutustapahtumiin. Veltec pystyi välittämään tärkeitä tietoja ja antamaan koulutusta sekä ohjeistuksia, joilla asiakkaiden laitokset pysyivät koko ajan toiminnassa.

Riskien arvioinnit tärkeimmällä sijalla

Quenticin Työterveys ja ‑turvallisuusmoduulilla on helppoa tehdä seitsenportainen riskien arviointi, ja Quentic App tarjoaa siihen lisätukea. Vieraillessaan uudella rakennustyömaalla Thomas Arnold ottaa aina iPadin mukaansa, jotta hän voi dokumentoida mahdolliset vaaratekijät heti paikan päällä. Hän voi samalla kirjata tarvittavat turvallisuustoimet tai lisätä ne myöhemmin ollessaan takaisin toimistolla. Sen jälkeen prosessi on helppo viimeistellä yhdellä napsautuksella, ja arviointi lähtee suoraan kaikille asiaankuuluville vastaanottajille. ”On hienoa, että kaikkea ei tarvitse enää tulostaa eikä metsästää ihmisiltä allekirjoituksia. Kaikki hoituu nyt Quenticin työnkulussa, joka lähettää kaikki asiakirjat asianosaisten hyväksyttäväksi. Myös työpaikkakomitea on postituslistalla, joten sen jäsenet pysyvät aina ajan tasalla”, kertoo Arnold. Aiemmin koko prosessiin kului päivä tai pari, mutta nyt se valmistuu muutamassa minuutissa.

Joustavat auditoinnit mobiilina

Riskit ja auditoinnit ‑moduulilla Veltec kykenee käsittelemään 35–40 auditointia vuodessa. Jotta Veltec saisi pidettyä lukuisat ISO-sertifikaattinsa voimassa, sen on tehtävä standardien vakio-osioissa määritettyjä sisäisiä auditointeja sertifikaatin kolmivuotisen voimassaolon aikana. Thomas Arnold on siksi laatinut Riskit ja auditoinnit ‑moduuliin laajoja kysymyssarjoja, mukaan lukien lisäkysymyksiä tiettyjä johtajia varten. Yhtiön johto vastaa yhtiön organisaatiorakennetta ja toimintakehystä koskeviin kysymyksiin, ja toimipaikkojen esimiesten tehtävänä on vastata yksityiskohtaisiin operationaalisiin ja prosessikohtaisiin kysymyksiin. Arnoldin tiimin laadunvalvontajohtajat laativat sisäisten auditointien vuosisuunnitelman sekä auditoinnit yhden tai usean kysymyssarjan perusteella ja lähettävät ne sitten Arnoldille hyväksyttäväksi. Kaikki tärkeimmät sidosryhmät kutsutaan auditointitapaamisiin suoraan Quenticissä. Johtava auditoija ei tarvitse muistilehtiötä, kynää ja kysymysluetteloa, vaan vain iPadin, jolla kysymykset käsitellään. Jos jostakin asiasta tarvitaan lisätietoja, auditoijat voivat helposti lisätä uusia kysymyksiä tai kommentteja ja ohittaa turhat aiheet. Käynnin jälkeen auditoija voi täydentää auditointia lisätiedoilla ja viimeistellä sen Quentic-alustalla. ”Yleensä saan viimeisteltyä auditoinnin jo auditointikäynnin aikana”, sanoo Arnold. ”Sen ansiosta auditoitava taho saa loppuraportin tapaamisen aikana ja voin kuitata kaiken tabletillani ja lähettää asiakirjat kaikille sidosryhmille parilla napsautuksella”. Ulkoisia auditointeja tehtäessä kysymykset esittää ulkoinen auditoija, joka myös tuottaa kaiken dokumentaation. Tästä huolimatta Thomas Arnold siirtää auditoinnissa tunnistetut tarvittavat toimenpiteet Quentic-järjestelmään, jotta kaikki toimenpiteet voidaan lähettää suoraan Veltecin johdolle.

Vaaratilanteiden hallinta: 70% enemmän ilmoituksia

Veltecin työntekijöiden ei tarvitse kirjautua Quentic App:iin voidakseen ilmoittaa vakavista vaaratilanteista tai läheltä piti -tilanteista. Työntekijöiden tarvitsee vain skannata QR-koodi omalla älypuhelimellaan. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä myös nimettömänä. Koodit on linkitetty lomakkeisiin, jotka Thomas Arnold on tiimeineen laatinut eri tilanteita varten. Lomakkeiden täyttö käy nopeasti ja helposti. Aiemmin käytetyt kömpelöt paperi-ilmoitukset ovat jääneet historiaan, kuten myös riski niiden jäämisestä pysyvästi pöytälaatikon kätköihin. Järjestelmä säilöö kaikki ilmoitukset keskitetysti ja ilmoittaa niistä suoraan esimiehille, jotka voivat saman tien alkaa analysoida syitä ja päättää niiden perusteella turvallisuustoimista. Ilmoittamisen helppouden vuoksi läheltä piti -tilanteista ilmoitetaan nyt 70% enemmän kuin aiempina vuosina. Uusi turvallisuus- ja ilmoittamiskulttuuri on olennainen osa tapaturmien torjuntaa ja vaarojen analysointia Veltecillä. Siksi Veltecillä on nyt QR-koodeja kaikkialla: jokaisessa toimipaikassa, jokaisella rakennustyömaalla ja jokaisen projektin asiakirjakansiossa.

Älypuhelimilla tapaturmatietoihin

Yhtiö on myös lisännyt QR-koodeja ensiapulaukkuihin. Olipa kyseessä Veltecin toimipiste tai asiakkaan toimitilat, aina kun työntekijä ottaa ensiapulaukusta jotain, hän skannaa koodin ja kirjaa vamman. Mobiili-ilmoitusten ansiosta nykyään ilmoitetaan myös pikkuvammoista, kuten punkinpuremista ja pienistä haavoista, jotka jäivät aiemmin ilmoittamatta. Jos työntekijän sairausvakuutusyhtiö pyytää tietoja Velteciltä, esimerkiksi ammattitautiin liittyen, yhtiö näkee heti, mitä tapaturmia on sattunut ja missä yhteydessä – myös yrityksestä lähteneiden työntekijöiden osalta. Jos tietyssä toimipisteessä tapahtuu toistuvasti tapaturmia, Thomas Arnold voi tutkia toimipisteen työtavat ja prosessit ennen yhteydenottoa esimiehiin ja työntekijöihin parannusten tekemiseksi. 

Thomas Arnoldin kekseliäisyys ei kuitenkaan rajoitu ensiapulaukkuihin. Viime aikoina QR-koodeja on lisätty myös Veltecin autoihin. Näin työntekijät voivat ilmoittaa pienistä vaaratilanteista tien päällä.

Ilmoitus käy silmänräpäyksessä

Veltecin johto pitää HSEQ-asioita erittäin tärkeinä. Arnold lähettää johdolle viikoittain raportin, josta käy ilmi tapaturmien määrä, koulutukset ja auditoinnit. Yrityksen toimitusjohtaja käyttää Quenticin ohjelmistoa säännöllisesti ja kysyy HSEQ-johtajalta yksityiskohtaisia kysymyksiä. ”Järjestelmän suodattimilla saan nyt tuotettua varttitunnissa tiedot, joiden tuottamiseen olisi aiemmin mennyt koko päivä”, toteaa Arnold.

Veltecin työ työturvallisuuden parantamiseksi on saanut useita tunnustuksia. Yhtiö keskittyy työturvallisuuden parantamiseen jatkossakin, ja lisää Quentic-projekteja on jo suunnitteilla. ”Tällä hetkellä tutkimme työkalu- ja materiaalivastuiden sähköistä dokumentointia Quenticissä ja myös työterveyshuollon tietojen siirtämistä Quenticiin”, kertoo Arnold.

Moduuli joka tarpeeseen

Työturvallisuus-, Verkkokoulutukset- ja Riskit ja auditoinnit ‑moduulin sekä Quentic App ‑sovelluksen lisäksi Veltecillä on käytössä myös muita Quenticin moduuleja, joilla yhtiön HSEQ-toiminnot on keskitetty yhdelle alustalle. 

Ympäristöjohtaminen -moduulilla Veltec voi seurata sähkön, kaasun ja veden kulutusta ja kustannuksia joka hetki. Vaaralliset aineet ‑moduulin vaarallisten kemikaalien rekisteri lisää turvallisuutta yhtiössä. Vaatimustenhallinta -moduuli sisältää standardit ja vaatimukset. Quenticin ratkaisu vertaa järjestelmään tallennettuja lakeja verkossa olevaan lakitietokantaan ja pitää näin järjestelmän lait ajan tasalla. ”Aiemmin meillä oli työntekijöitä huolehtimassa pelkästään tästä asiasta”, muistelee Arnold. ”Nyt siihen ei enää ole tarvetta”. Arnoldin on nyt helppo selvittää kutakin osastoa koskevat lakisääteiset vaatimukset ja järjestää teknisiä tarkastuksia. Veltec lisäsi äskettäin valikoimaan Työnvalvonta ‑moduulin, joka selventää muutosten hallintaa.